Es hora de preguntarse: ¿Contar con más carga de trabajo es igual a ser más productivo? ¿Alguna vez te preguntaste por qué algunos equipos son más eficientes y felices que otros, a pesar de enfrentar tareas similares? La respuesta a menudo se encuentra en la forma en que se gestiona la carga de trabajo.
Según datos presentados por OCC Mundial, el 46% de los empleados en México asegura trabajar más horas que antes. Ya sea por sobrecarga laboral, malos hábitos o mensajes de jefes fuera de horario, casi la mitad de los empleados en el país estima que después de la emergencia sanitaria por la Covid-19 trabaja más horas a la semana.
En este sentido, es responsabilidad de RRHH diseñar políticas que promuevan una distribución equitativa de la carga horaria, garantizando que los empleados puedan mantener un equilibrio entre su vida laboral y personal.
Si estás buscando soluciones concretas para gestionar la carga de trabajo en tu empresa, ¡Estás en el lugar correcto! Continúa leyendo para aprender las técnicas para gestionar la carga de trabajo en tu empresa.
¿Qué es la carga de trabajo?
La carga de trabajo se refiere a la cantidad de trabajo que una persona, equipo o sistema debe completar en un período de tiempo específico.
Carga de trabajo: ¿Qué tipos existen?
Aunque el desgaste físico y mental suelen coexistir, hay que saber diferenciarlos:
Carga de trabajo física
La carga física se refiere a la demanda de esfuerzo físico que una persona enfrenta durante su jornada de trabajo. Aunque comúnmente se asocia con ocupaciones que requieren actividad física, como obreros o personal de limpieza, este no es el único caso.
Incluso aquellos que pasan largas horas frente a un ordenador pueden experimentar una carga física significativa si las condiciones de trabajo no son adecuadas. Esto puede manifestarse en forma de dolor muscular debido a una posición estática prolongada, una postura inadecuada o esfuerzos físicos inesperados.
La ergonomía del entorno laboral desempeña un papel crucial en la prevención de la carga física. Un mobiliario inadecuado o una configuración del espacio de trabajo que no promueva la comodidad pueden aumentar la carga física.
Carga de trabajo mental
La carga de trabajo mental se refiere a la agrupación de tareas que demandan principalmente un esfuerzo mental por parte de los trabajadores. Un componente crítico en la gestión de recursos humanos que merece una atención especial.
Los puestos de trabajo relacionados con la creatividad, la oficina y sectores como la contabilidad, el diseño, la enseñanza y la administración son los que más carga de trabajo mental implican.
Esto se debe a las demandas constantes de análisis, toma de decisiones, resolución de problemas y gestión de información compleja.
Es importante comprender que, al igual que con la carga de trabajo física, una carga de trabajo mental abrumadora puede tener un impacto negativo en la salud mental de los empleados.
Entonces, ¿Cómo identificar y medir la carga de trabajo en tu empresa?
Una de las estrategias para medir y gestionar la carga de trabajo de tu empresa es dividirla por pasos. Hemos identificado 10 pasos a seguir:
1. Definir objetivos y metas
Primero, antes de medir la carga de trabajo, es necesario tener claros los objetivos y metas de la empresa. Esto te permitirá identificar qué tareas y proyectos son cruciales para el éxito organizativo.
2. Identifica tareas y proyectos
Enumera todas las tareas y proyectos que se realizan en la organización. Puedes hacerlo: a nivel departamental o de equipos específicos.
3. Clasifica las tareas y proyectos
Clasifica las tareas y proyectos en función de su importancia y urgencia para los objetivos y metas definidos anteriormente.
Una buena práctica es utilizar una matriz de priorización para ayudarte en esta tarea.
4. Recopila datos de tiempo
Pide a los empleados que registren el tiempo que dedican a cada tarea y proyecto. Puedes utilizar herramientas de seguimiento del tiempo o registros manuales.
5. Analizar los datos de tiempo
Una vez que tengas datos de tiempo, analízalos para determinar cuánto tiempo se dedica a cada tarea y proyecto en promedio. Esto te dará una visión clara de la carga de trabajo real.
6. Evalúa la capacidad de los recursos
Compara los datos de carga de trabajo con la capacidad de los recursos disponibles, es decir, cuánto trabajo pueden manejar los empleados o equipos en un período de tiempo determinado.
7. Identificar desbalances
Busca desbalances en la carga de trabajo. Esto puede implicar que algunos empleados o equipos están sobrecargados, mientras que otros tienen una carga ligera.
8. Evaluar la eficiencia
Analiza la eficiencia en la realización de tareas y proyectos.
¿Se están cumpliendo los plazos? ¿Hay cuellos de botella que ralentizan el proceso?
9. Establecer prioridades
Ahora sí, a establecer prioridades. Basándote en los objetivos y metas de la empresa, así como en los datos de carga de trabajo, establece prioridades claras para las tareas y proyectos.
RRHH puede proporcionar orientación sobre cómo evaluar la importancia y la urgencia de las tareas, y cómo asignar recursos en consecuencia. Esto ayuda a evitar la dispersión de esfuerzos en tareas menos relevantes y garantiza que se cumplan los plazos y los objetivos clave.
10. Implementa cambios
Si encuentras desbalances significativos o ineficiencias, trabaja en la redistribución de tareas, la asignación de recursos adicionales cuando sea necesario y la optimización de procesos.
La carga de trabajo no es estática y puede cambiar con el tiempo. Realiza un seguimiento continuo de la carga de trabajo y ajusta las asignaciones y prioridades según sea necesario.
No olvides fomentar siempre la comunicación con los empleados para que te informen sobre cualquier problema relacionado con la carga de trabajo.
4 buenas prácticas a la hora de gestionar las cargas de trabajo
A continuación, te compartimos 4 buenas prácticas que pueden aplicar el departamento de recursos humanos para ayudar a bajar el estrés:
Promover la flexibilidad laboral
Promover la flexibilidad laboral es fundamental para crear un entorno de trabajo más adaptable y eficiente. Ofrecer opciones como el teletrabajo u horarios flexibles permite a los empleados gestionar sus responsabilidades laborales de manera más efectiva.
Para ello, es esencial establecer políticas claras que permitan a los empleados ajustar su carga de trabajo según sus necesidades, siempre y cuando se cumplan los objetivos y plazos establecidos. Esto podría incluir la posibilidad de tomar días de descanso adicionales o reducir temporalmente las horas de trabajo cuando sea necesario.
Además de mejorar la moral de los empleados, ayuda a reducir el estrés laboral y puede aumentar la productividad en toda la organización.
Incitar la capacitación y desarrollo
Fomenta el desarrollo de habilidades de gestión del tiempo y productividad entre tus empleados. Esto incluye técnicas como la técnica Pomodoro, la gestión de listas de tareas y la eliminación de distracciones.
Puedes proporcionar herramientas y recursos, como aplicaciones de gestión de tareas o capacitación en técnicas de gestión del tiempo, para ayudar a los empleados a optimizar su eficiencia en el trabajo.
A su vez, una buena idea puede ser fomentar la rotación de tareas dentro de la organización para evitar la monotonía y permitir que los empleados se involucren en diferentes proyectos, lo que también contribuye a su desarrollo profesional.
Comunicación abierta y apoyo emocional
Establecer un ambiente de comunicación abierta en la organización es crucial. Los empleados deben sentirse cómodos expresando sus preocupaciones sobre la carga de trabajo sin temor a represalias.
Además, RRHH puede proporcionar apoyo emocional y recursos, como servicios de asesoramiento o programas de bienestar, para ayudar a los empleados a gestionar el estrés relacionado con la carga de trabajo.
Esto puede incluir capacitación en manejo del estrés, asesoramiento profesional o actividades de bienestar en el lugar de trabajo.
Procura un buen ambiente de trabajo
Siempre que puedas, procura que tus empleados se encuentren en un ambiente confortable, cómodo y ergonómico en cuanto a los posibles ruidos, la iluminación o la temperatura.
Conclusión
En este artículo pusimos especial énfasis en comprender y gestionar adecuadamente la carga de trabajo en el contexto de Recursos Humanos. Hemos recapitulado cómo una gestión eficaz de la carga laboral es esencial para mantener a los empleados motivados, saludables y comprometidos con sus responsabilidades.
Es innegable que la carga de trabajo seguirá siendo un desafío constante en el ámbito de RRHH. Con la evolución de las dinámicas laborales y la creciente demanda en las organizaciones, la capacidad de gestionar este aspecto de manera efectiva se convierte en un activo estratégico para el éxito empresarial.