Desde Recursos Humanos sabemos la importancia de la seguridad y eficiencia en nuestro entorno laboral. Los sistemas de control de acceso de empleados son esenciales para asegurar que solo el personal autorizado ingrese a áreas restringidas.
Pero, ¿sabes cómo funciona? Te lo contamos en este artículo.
¿Qué es un control de acceso de empleados?
El control de acceso de empleados es un procedimiento de seguridad utilizado en empresas y organizaciones para validar la identidad de las personas que intentan acceder a sus instalaciones. Este sistema se implementa en distintos puntos críticos como las entradas generales, aparcamientos, almacenes y áreas específicas dentro del recinto laboral.
Su función principal es garantizar que solo el personal autorizado pueda entrar a ciertos espacios, contribuyendo así a la seguridad integral del lugar.
La implementación de un buen sistema de control no solo permite regular la entrada y salida de personal, sino también definir y administrar diferentes niveles de seguridad. Esto significa que se puede restringir el acceso a zonas específicas a ciertos empleados, según la naturaleza de su trabajo y la necesidad de proteger recursos o información sensible.
¿Cómo se clasifican los sistemas de control de acceso de personal?
Los sistemas de control de acceso de personal son vitales para la seguridad y el orden en cualquier organización. Se clasifican según la conexión y el método de identificación utilizado.
Profundicemos en cada tipo para entender qué ofrece, en qué casos se usa, y sus pros y contras.
1. Sistemas de control de acceso de personal | Según la conexión
Control de acceso autónomo
Estos sistemas no requieren conexión a internet y, por lo general, no conservan un registro detallado de las entradas y salidas de personal. Funcionan mediante identificación física, como una tarjeta personal.
- Pros: Son simples y no dependen de una red para funcionar.
- Contras: No ofrecen un registro detallado y pueden ser menos seguros.
Control de acceso conectado a la red
Estos sistemas de control de acceso de empleados están vinculados a una red y almacenan información de acceso en un servidor. Son ideales para mantener un control detallado y gestionar mejor los niveles de seguridad.
- Pros: Proporcionan registros detallados y son más seguros.
- Contras: Dependencia de una red y necesidad de mantenimiento más regular.
2. Sistemas de control de acceso de personal | Según el método de identificación
Tarjetas personales
Los empleados usan tarjetas magnéticas o de proximidad para acceder a los espacios autorizados.
- Pros: Fácil de usar y de implementar.
- Contras: Riesgo de pérdida o robo de tarjetas.
Contraseñas y claves de acceso
Se basan en códigos numéricos o alfanuméricos que el empleado debe ingresar.
- Pros: Costo efectivo y fácil de implementar.
- Contras: Riesgo de que las contraseñas sean compartidas o adivinadas.
Reconocimiento facial
Utiliza un lector biométrico para validar la identidad mediante características faciales.
- Pros: Alto nivel de seguridad y no requiere contacto físico.
- Contras: Más costoso y puede requerir actualizaciones frecuentes para alta precisión.
Sistemas de control biométrico
Incluyen lectura de huella digital, reconocimiento del iris, entre otros.
- Pros: Muy seguros y difíciles de falsificar.
- Contras: Requieren inversión inicial más alta y mantenimiento.
Software de control de presencia
Integra distintas formas de registro de control de asistencia, pudiendo vincularse con otros sistemas para una gestión integral.
- Pros: Versátil y se adapta a necesidades específicas.
- Contras: Puede requerir una inversión inicial considerable y formación para los usuarios.
¿Cómo funciona un sistema de control de acceso de empleados? Principios
Basándonos en los principios de control de acceso, podemos diagramar un pequeño proceso que ilustre el funcionamiento de los sistemas de control de acceso de empleados.
- Identificación: El usuario se presenta al sistema proporcionando un identificador, como un nombre de usuario o ID.
- Autenticación: El sistema verifica la identidad del usuario, comprobando si las credenciales presentadas (contraseña, huella dactilar, etc.) coinciden con las asociadas al identificador.
- Autorización: Una vez autenticado, el sistema determina qué recursos o áreas puede acceder el usuario basándose en políticas preestablecidas.
Beneficios de implementar un sistema de control de acceso de personal
El control de acceso de empleados es una herramienta crucial para cualquier organización que busca optimizar la seguridad y eficiencia. Aquí te presento las ventajas de implementar un sistema efectivo:
- Optimización de la seguridad: Al restringir el acceso solo al personal autorizado, se minimiza el riesgo de intrusiones y se protegen activos valiosos de la empresa. Los sistemas de control biométrico y reconocimiento facial, por ejemplo, ofrecen una capa extra de seguridad al verificar las características físicas únicas de cada individuo.
- Eficiencia en la gestión de personal: Un sistema de control permite un registro preciso de la entrada y salida de personal. Esto ayuda a gestionar mejor el tiempo de trabajo, las ausencias, y a mantener un control horario coherente y justo para todos.
- Reducción de la dependencia del factor humano: Al automatizar el proceso de acceso de empleados, se reduce el error humano y se elimina la necesidad de personal dedicado exclusivamente a esta tarea, lo que a su vez puede disminuir costos.
- Flexibilidad y adaptabilidad: Los modernos sistemas de control de acceso de empleados permiten adaptar los niveles de seguridad según las áreas de la empresa y pueden actualizarse o modificarse fácilmente para responder a nuevas necesidades o riesgos.
- Integración y sincronización: Los sistemas conectados permiten una apertura y cierre sincronizados de todos los accesos, asegurando que todas las áreas estén seguras y accesibles según lo programado, optimizando así el flujo de acceso de personal.
- Segmentación de accesos: No todos los empleados necesitan acceder a todas las áreas. Un buen control de acceso de personal permite definir y modificar quién puede entrar a qué áreas, asegurando que cada uno solo acceda a los espacios necesarios para su labor.
¿Es lo mismo un sistema de control de acceso de empleados que un sistema de control de personal?
El control de acceso de empleados y el control de personal son dos sistemas fundamentales en la gestión organizacional, pero atienden a necesidades distintas.
El control de acceso de personal se centra en la seguridad de las instalaciones. Su función es verificar la identidad de las personas que desean entrar a la empresa y restringir el acceso de personal no autorizado. Se utiliza en cualquier contexto donde la seguridad del espacio físico es una prioridad.
Por otro lado, el control de personal se relaciona más con la gestión laboral y el seguimiento del tiempo de trabajo de los empleados. Este sistema registra las horas de entrada y salida de personal, permitiendo un cálculo eficiente de horas trabajadas, horas extras, tardanzas, entre otros. Es esencial para cualquier negocio que busque optimizar la productividad y mantener un registro preciso del tiempo laboral.
Conclusión
Implementar un sistema de control de acceso de empleados es más que una medida de seguridad; es un compromiso con la eficiencia y el bienestar del entorno laboral. Como líderes en RRHH, es nuestra responsabilidad asegurar que estos sistemas se alineen con las necesidades y valores de nuestra organización.