Los departamentos de recursos humanos se encuentran constantemente bajo la presión de mantener registros precisos y actualizados sobre el historial laboral, registros de ausencias, evaluaciones de desempeño y más. En este contexto, la ficha de empleado emerge como una herramienta esencial para simplificar y mejorar la gestión.
Si bien muchas empresas han confiado en Excel durante años para crear la ficha de empleado, es importante reconocer sus limitaciones. El seguimiento de historiales laborales, registros de ausencias, evaluaciones de desempeño y otros datos vitales en hojas de cálculo puede volverse complicado y propenso a errores, lo que podría afectar negativamente la toma de decisiones.
En respuesta a estas limitaciones, las empresas están optando cada vez más por soluciones de software especializadas en recursos humanos. Estas soluciones ofrecen una gama de ventajas, desde la automatización de tareas repetitivas hasta la generación de informes detallados y análisis avanzados.
¿Estás listo para dar un paso hacia la optimización de tus procesos internos? ¡Veamos las ventajas!
¿Qué es una ficha de empleado?
Una ficha de empleado es un documento que recopila y almacena información detallada sobre un trabajador en una empresa.
Esto incluye:
- Nombre y apellidos
- Fecha de nacimiento.
- DNI o NIE.
- Domicilio.
- Número de afiliación a la Seguridad Social.
- Cargo que ocupa en la empresa (categoría profesional, funciones, jerarquía).
- Tipo de contrato o jornada laboral
- Contactos de emergencia
Desventajas de crear una ficha de empleado con Excel
A pesar de ser una herramienta ampliamente utilizada, Excel presenta varias desventajas significativas cuando se trata de gestionar el departamento de Recursos Humanos.
Aquí detallamos algunas de las principales desventajas:
Actualización manual
Una de las desventajas más notables de trabajar con Excel es la necesidad de actualizar manualmente cada detalle o cambio en la información de los empleados. Ya sea una modificación en la información personal, un cambio en el historial laboral o la actualización de documentos, todo debe ser realizado de manera manual.
Esto puede ser especialmente tedioso y propenso a errores, incluso en organizaciones con un número reducido de empleados.
Ineficiencia en la centralización
El propósito principal de emplear ficha de empleado es centralizar toda la información relevante de un trabajador en un solo lugar. Sin embargo, si esta información no se actualiza de manera adecuada y constante, la centralización se vuelve ineficaz.
La inversión de recursos y esfuerzos al crear las fichas de empleado se desperdicia si no se mantienen actualizadas y precisas.
Peligro de pérdida de datos
La organización de documentos relacionados con los empleados en Excel suele requerir la utilización de enlaces externos para acceder a documentos adjuntos. Esto aumenta el riesgo de pérdida de datos, ya que si un enlace se rompe o se pierde la ubicación de los documentos, la información puede volverse inaccesible o incluso desaparecer.
Además, Excel no admite todos los tipos de documentos, lo que obliga a recurrir a soluciones adicionales para la gestión de documentos.
Falta de Seguridad
Excel no proporciona un nivel adecuado de seguridad para datos sensibles de empleados. Los archivos de Excel son vulnerables a accesos no autorizados y pueden ser fácilmente compartidos sin restricciones, lo que aumenta el riesgo de violaciones de privacidad.
Riesgo de pérdida de documentación
En algunos casos, la ficha de empleado se almacena en un único ordenador o de manera analógica, lo que aumenta significativamente el riesgo de perder toda la documentación en caso de fallo del sistema o daño al medio de almacenamiento.
7 ventajas de usar un software de automatización para crear una ficha de empleado
Ya vimos porque crear una ficha de empleado con Excel puede no ser lo más adecuado. Ahora veamos cómo un software puede facilitarte esta tarea:
Acceso y almacenamiento en la nube
Una de las ventajas más destacadas de utilizar un software de automatización es la capacidad de almacenar todas la ficha de un empleado en una nube segura y accesible desde múltiples ubicaciones. Esto garantiza que la información esté siempre disponible y protegida, incluso en caso de accidentes o fallas en el sistema de almacenamiento tradicional.
Gestión documental integrada
A menudo, es necesario adjuntar documentos importantes a las fichas de empleados, como contratos, certificados de formación o evaluaciones de desempeño.
Los software especializados permiten la gestión documental integrada, lo que significa que se pueden adjuntar y acceder a documentos directamente desde la ficha del empleado, eliminando la necesidad de enlaces externos y ediciones manuales.
Interfaz intuitiva
Los programas de Recursos Humanos tienen interfaces amigables y fáciles de usar, lo que agiliza la entrada de datos y la navegación por las fichas de empleados.
Seguridad y autenticidad
Al utilizar un software especializado en Recursos Humanos, se pueden implementar medidas de seguridad avanzadas, como la firma digital, para garantizar la protección y autenticidad de los documentos relacionados con los empleados.
Agilización de procesos
La automatización de tareas es una de las ventajas más destacadas. Los datos se actualizan automáticamente a medida que se cargan nuevos documentos, evitando errores manuales y reduciendo la carga de trabajo del equipo de Recursos Humanos.
Además, al recopilar todos los archivos en un espacio virtual y seguro, se promueven las competencias digitales básicas de todo el personal.
Precisión y consistencia
Los errores humanos son comunes cuando se ingresan datos manualmente. Un software de automatización puede garantizar que la información se introduzca de manera coherente y precisa en todas las fichas de empleado. Esto es esencial para el cumplimiento legal y la gestión de nóminas.
Cumplimiento normativo
Mantenerse al día con las regulaciones laborales y de recursos humanos puede ser un desafío. Los software de automatización suelen incorporar actualizaciones regulares para cumplir con las leyes y regulaciones cambiantes. Esto ayuda a las empresas a reducir el riesgo de incumplimiento y posibles sanciones legales.
Generación de informes y análisis
La mayoría de los software de automatización para recursos humanos ofrecen la capacidad de generar informes y análisis en tiempo real.
Esto permite a los gerentes y a los profesionales de recursos humanos obtener información valiosa sobre la fuerza laboral de la empresa, identificar tendencias y tomar decisiones informadas sobre la gestión de talento
Conclusión:
En este artículo, vimos en detalle qué son las fichas de empleado y cómo un software de recursos humanos puede facilitar el seguimiento y la evaluación de los empleados en una empresa.
Si bien Excel puede ser una solución temporal o adecuada para pequeñas empresas con necesidades básicas, para una gestión eficiente y segura de fichas de empleados, es recomendable utilizar un software especializado en Recursos Humanos que ofrezca características avanzadas de seguridad, gestión documental, automatización, cumplimiento normativo y colaboración.
La tecnología seguirá desempeñando un papel importante en este proceso, brindando nuevas oportunidades para la automatización y la optimización de la gestión de datos de los empleados. En el futuro, podemos esperar ver más innovaciones en la forma en que se crean las fichas de empleado.
Ahora que tienes un entendimiento sólido de lo que es una ficha de empleado, te animamos a implementar un software en tu propia organización si aún no lo has hecho. ¡Comienza a recopilar información relevante y a diseñar la ficha de empleado de los trabajadores de tu empresa!
¡No olvides mantenerlas actualizadas!
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