¿Cómo hago una descripción de puestos que funcione?

¿Alguna vez te has encontrado en un entorno laboral donde las responsabilidades de cada puesto parecieran un enigma? Es real que la falta de comprensión sobre las funciones de cada puesto puede llevar a la confusión, desorganización y, en última instancia, a la disminución del rendimiento ¡La clave está en la Descripción de Puestos!

Pero, ¿qué implica realmente esta práctica? ¿Cómo puede una empresa beneficiarse de ella? ¿Y cómo podemos evitar los errores comunes al realizarla?

En esta nota, encontrarás una explicación detallada sobre lo que es la descripción de puestos, donde desglosaremos su esencia, objetivos, beneficios y los elementos cruciales que una DP debe contener. Desde errores que podrían sabotear su efectividad hasta métodos probados para ejecutar descripciones de puestos de manera efectiva.

¿Qué es la descripción de puestos?

La descripción de puestos es un documento que detalla las responsabilidades, deberes, tareas, habilidades requeridas y condiciones de trabajo asociadas a un puesto específico en una organización. 

Se usa como herramienta en la gestión de recursos humanos para comunicar claramente las expectativas y requisitos del trabajo. También se usa para definir el perfil del puesto. 

un profesional de RRHH en una entrevista de trabajo
La descripción de puestos de trabajo es la exposición detallada, estructurada, ordenada y sistemática, según un protocolo dado del resultado del APT. Es, en definitiva, un inventario escrito de los principales hechos más
significativos del puesto de sus deberes y responsabilidades.

¿Qué incluye una descripción de puesto de trabajo?

Una descripción de puesto típica incluye:

  • Título del Puesto: Nombre del puesto o cargo.
  • Resumen del Puesto: Una breve descripción del propósito y las responsabilidades principales del puesto.
  • Responsabilidades y Tareas: Detalles sobre las funciones diarias, responsabilidades y tareas específicas asociadas al puesto.
  • Requisitos de Educación y Experiencia: Niveles de educación, experiencia laboral y habilidades necesarias para desempeñar el puesto.
  • Competencias y Habilidades: Habilidades técnicas y blandas necesarias para el éxito en el puesto.
  • Condiciones Laborales: Detalles sobre el entorno de trabajo, horas de trabajo, viajes, etc.

Objetivos de la descripción de puestos

Dentro de los objetivos de la descripción de puestos están: 

  1. Proporcionar honestidad sobre las expectativas laborales y responsabilidades asociadas al puesto.
  2. Facilitar el proceso de selección de candidatos adecuados.
  3. Ayudar en la identificación de áreas de desarrollo y capacitación para los empleados.
  4. Establece criterios objetivos para evaluar el desempeño de los empleados.
  5. Sirve como base para la estructuración de salarios y beneficios asociados al puesto.

¿Cómo hacer una descripción de puestos?

Si es tu primera vez haciendo una descripción de puesto, te dejamos una guía que puedes seguir (y los que debes evitar)

Paso 1: Investigación

Realizaa una investigación exhaustiva para comprender a fondo el puesto y sus requisitos. Esto implica:

  • Revisión de documentación existente: Analiza cualquier documentación existente relacionada con el puesto, como descripciones anteriores, manuales de empleados o informes de evaluación de desempeño.
  • Observación directa: Si es posible, observa a los empleados que actualmente ocupan el puesto para comprender las tareas diarias, la interacción con otros departamentos y cualquier desafío específico.
  • Investigación de mercado: Si es relevante, investiga los estándares del mercado para el puesto en términos de responsabilidades y requisitos.

Paso 2: Entrevistas

Hablar con empleados actuales o anteriores que hayan ocupado el puesto es crucial para obtener información práctica y experiencial. Algunos pasos específicos incluyen:

  • Entrevistas Estructuradas: Diseña preguntas específicas para obtener información detallada sobre las responsabilidades diarias, desafíos comunes y habilidades clave necesarias para el puesto.
  • Retroalimentación Positiva y Constructiva: Busca tanto aspectos positivos como áreas de mejora en la descripción del puesto actual o pasado.
  • Clarificación de Expectativas: Aclara las expectativas con respecto al trabajo y las habilidades necesarias.

Paso 3: Colaboración

Involucrar a los supervisores y gerentes es esencial para obtener una perspectiva más amplia y asegurar la alineación con los objetivos de la organización.

Este paso de la descripción de puesto debe incluir:

  • Sesiones de grupo: Organiza sesiones de grupo con supervisores, gerentes y otros profesionales relevantes para discutir las responsabilidades y habilidades requeridas.
  • Obtención de perspectivas: Pide opiniones sobre la importancia de ciertas tareas y habilidades, así como sobre la posición del puesto en la estructura organizativa.
  • Alineación con los objetivos organizacionales: Asegúrate de que la descripción del puesto esté alineada con los objetivos y la estrategia general de la empresa.

Paso 4: Claridad en la redacción

La redacción clara y concisa es esencial para evitar malentendidos y garantizar que todos comprendan las expectativas del puesto.

Aquí hay algunas pautas para redactar:

  • Usa Lenguaje Claro: Evita jergas o términos técnicos innecesarios que puedan generar confusión.
  • Estructura Lógica: Organiza la descripción en secciones lógicas, como responsabilidades, requisitos y competencias.
  • Evita Ambigüedades: Sé específico y evita usar  términos vagos. Cuanto más claro sea, mejor será la comprensión.

Ejemplos de una correcta descripción de puestos de trabajo

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Conclusión

En conclusión, la importancia de una descripción de puestos de trabajo no puede subestimarse. Esta herramienta fundamental en la gestión de recursos humanos no solo establece expectativas claras para los empleados, sino que también facilita la toma de decisiones en la selección, desarrollo y evaluación del personal.

 Al abordar cada detalle de las responsabilidades y requisitos, las descripciones de puestos se convierten en cimientos sólidos para un entorno laboral eficiente y productivo.

Recuerda: una descripción de puestos de trabajo bien elaborada no solo es un documento estático, sino un recurso dinámico que impulsa el éxito organizativo al proporcionar un marco claro y sólido para la gestión de recursos humanos.

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