¿Te gustaría saber en qué áreas cada miembro se desempeña mejor y dónde podrían necesitar un poco de apoyo? Si es así, lo que necesitas es una matriz de polivalencia.
¡Entonces, estás en el lugar correcto! En esta guía, te mostraremos cómo hacer una matriz de polivalencia que te ayudará a evaluar las actividades de tu equipo de manera efectiva.
¿Qué es la polivalencia laboral?
La polivalencia laboral se refiere a la capacidad de un empleado para trabajar en diferentes puestos, cumplir diversas funciones y roles, y aplicar competencias amplias, con el objetivo de cumplir con los estándares de calidad y productividad.
La polivalencia laboral se evalúa a través de la matriz de polivalencia, que es un método Lean que combina la centralidad en las personas con las necesidades de agilidad empresarial.
¿Qué es una matriz de polivalencia?
La matriz de polivalencia es una herramienta de análisis que evalúa el nivel de versatilidad y las competencias de un equipo, así como su capacidad para completar diversas tareas.
La matriz de polivalencia se enfoca en cuatro aspectos sobre las competencias de los individuos:
- Puestos de trabajo donde encuentran mayor eficiencia y mejor desempeño según sus capacidades.
- Tareas o actividades en las que encuentran dificultades para su realización.
- Competencias que son necesarias fomentar y desarrollar para mejorar el desempeño en un área específica.
- Área de aplicación en la que se sienten más cómodos y cuentan con conocimientos para transmitir al resto de la plantilla.
En Recursos Humanos, la matriz de polivalencia se utiliza como una herramienta de gestión de productividad del personal y el talento, indicando la polivalencia laboral de las personas.
Utilidad de la matriz de polivalencia ¿De qué me sirve evaluarla?
Evaluar la polivalencia laboral mediante la matriz de polivalencia tiene varios beneficios:
- Por un lado, permite identificar las competencias y habilidades específicas de cada empleado, así como las áreas donde necesitan desarrollo.
- Ayuda a optimizar los recursos humanos, asignando a los empleados a las tareas y puestos donde son más eficientes y productivos.
- Facilita la identificación de áreas de mejora y capacitación, lo que contribuye a mejorar el desempeño general del equipo.
- Incrementa la flexibilidad y adaptabilidad del equipo, permitiendo una mejor respuesta a cambios en la demanda y necesidades del negocio.
- Ayuda en la planificación de sucesión, asegurando que haya empleados capacitados para cubrir puestos clave en caso de vacantes o necesidades temporales.
- Al proporcionar oportunidades de desarrollo y reconocer diversas competencias, puede aumentar la motivación y satisfacción laboral de los empleados.
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Diferencia entre matriz de habilidades y polivalencias
Mucha gente piensa qué matriz de polivalencias y matriz de habilidades son sinónimos, sin embargo, son dos cosas diferentes. Veamos:
| Aspecto | Matriz de habilidades | Matriz de polivalencia |
| Propósito | Evaluar y registrar las competencias técnicas específicas | Evaluar la versatilidad y capacidad de desempeño en múltiples roles |
| Enfoque | Se evalúan competencias específicas y niveles de habilidad | Adaptabilidad y desempeño en diferentes tareas y roles |
| Evaluación | Niveles de competencia en habilidades individuales | Capacidad para realizar diversas tareas en diferentes puestos |
| Utilidad | Planificación de capacitación y desarrollo de competencias | Optimización de recursos humanos y mejora de la agilidad empresarial |
| Aplicación | Se usan para identificar necesidades de formación | Se usan para identificar áreas de competencia, dificultades y oportunidades de desarrollo |
| Componentes principales | Lista de habilidades y niveles de competencia (principiante, intermedio, avanzado) | Tareas o roles, niveles de desempeño (alto, medio, bajo, muy bajo) |
| Ejemplo de elementos | Programación, manejo de maquinaria, conocimiento de normativas | Ensamblaje, inspección, embalaje, mantenimiento |
| Objetivo final | Mejorar habilidades técnicas y específicas | Aumentar la flexibilidad y capacidad de respuesta de los empleados |
Ejemplo de matriz de polivalencia
A continuación se muestra un ejemplo de una matriz de polivalencia para una empresa manufacturera:
| Empleado | Tarea 1: Ensamblaje | Tarea 2: Inspección | Tarea 3: Embalaje | Tarea 4: Mantenimiento |
| Juan Pérez | ★★★★ (Alto) | ★★★ (Medio) | ★★ (Bajo) | ★ (Muy Bajo) |
| María García | ★★ (Bajo) | ★★★★ (Alto) | ★★★ (Medio) | ★★ (Bajo) |
| Carlos Ruiz | ★★★ (Medio) | ★★ (Bajo) | ★★★★ (Alto) | ★★★ (Medio) |
| Ana López | ★★ (Bajo) | ★★★ (Medio) | ★★★ (Medio) | ★★ (Bajo) |
Empieza a hacer una matriz de polivalencia | Guía paso a paso
Hemos llegado al momento en el que revisamos cómo se hace una matriz de polivalencia. No te preocupes, es un proceso metódico, pero es más simple de lo que quizás te estás imaginando.
A continuación, te presentamos los pasos para crear una matriz de polivalencia.
1. Define el grupo de estudio
El primer paso para realizar la matriz de polivalencia es definir los puestos de trabajo que van a ingresar a la evaluación. Esto implica decidir qué es lo que se va a investigar y si se trata de un único sujeto de estudio o serán varios.
¿Será todo tu equipo, un departamento específico o la organización completa? Esto te ayudará a delimitar el alcance de tu análisis.
Ejemplos:
- El equipo de ventas
- El departamento de producción
- Todos los miembros de la organización
2. Analiza las tareas requeridas
A continuación, identifica y describe las tareas y funciones que cada miembro del grupo debe realizar. Define claramente las responsabilidades, las competencias necesarias y los estándares de rendimiento esperados.
Puntos clave a definir:
- Las responsabilidades que incumben a cada función.
- Las competencias necesarias para cumplirlas.
- Los estándares de rendimiento esperados para cada rol.
Esto te ayudará a avanzar con el formato de la matriz de polivalencia y conocerás con certeza cuántas entradas deberás abarcar.
3. Establece los niveles de los valores
Toda matriz de polivalencia tiene sus diferentes valores que indican alto o bajo rendimiento. Aunque una matriz de polivalencia puede funcionar con una gran cantidad de niveles, según las necesidades de cada evaluación suelen ser cuatro los niveles dispuestos, los cuales son los siguientes:
Niveles:
- Nivel 1: Se conoce la teoría y se realiza la tarea.
- Nivel 2: Se conoce la teoría y se aplica sustancialmente de forma satisfactoria, convirtiendo el conocimiento en competencia.
- Nivel 3: Se poseen los conocimientos, se aplican de forma satisfactoria y se cumplen las tareas en los tiempos esperados.
- Nivel 4: Conjuga lo anterior junto a la capacidad de transmitir los conocimientos a otros miembros del equipo.
Es clave que aprendas a definir los diferentes niveles que pueden tomar cada variable. Para ello, es fundamental que dentro de tu matriz de polivalencia, los niveles sean mutuamente excluyentes y que abarquen todo el espectro posible sobre cada una de las variables elegidas para tu análisis.
4. Evalúa los resultados
Es así como se llega al momento de la evaluación propiamente dicha. El cuadro de la matriz de polivalencia puede ser rellenado por cada individuo o por los líderes de los equipos, según se prefiera tener una perspectiva de consideración interna o externa.
Es un formulario sencillo en el que cada persona o cada líder puntúa según los niveles definidos y, a partir de los resultados, se construye un cuadro en el cual se refleja el promedio de los puntajes obtenidos. De esta manera llegas a la matriz de polivalencia de tu organización.
¿Ya probaste con un software de RR. HH.?
Contar con herramientas tecnológicas adecuadas puede marcar una gran diferencia. Implementar un software de Recursos Humanos (RR. HH.) es una excelente manera de potenciar la gestión de la matriz de polivalencia en tu organización.
Ventajas de usar un software de RR. HH.:
- Permite automatizar la recopilación y análisis de datos sobre las competencias y el rendimiento de los empleados.
- Puedes centralizar toda la información relevante sobre tus empleados en un solo lugar.
- Permiten realizar evaluaciones continuas del personal, lo que ayuda a mantener actualizada la matriz de polivalencia y a identificar rápidamente cualquier cambio en las habilidades o competencias del equipo.
- Al tener una visión clara de las áreas de mejora, un software de RRHH puede ayudarte a planificar programas de capacitación específicos para desarrollar las habilidades necesarias en tu equipo, mejorando así su rendimiento y satisfacción laboral.
- Al Identificar las competencias de tus empleados te permite crear oportunidades de movilidad interna, asegurando que cada persona esté en el puesto que mejor aproveche sus habilidades y contribuya al éxito del negocio.
Conclusión
¡Y eso es todo! Siguiendo estos sencillos pasos, tendrás una matriz de polivalencia que te permitirá evaluar y optimizar las actividades de tu equipo.
Con esta herramienta, podrás identificar fácilmente las fortalezas y áreas de mejora, planificar la capacitación necesaria y asegurarte de que cada miembro del equipo esté en el lugar donde puede aportar más valor.
¡Manos a la obra y crea tu propia matriz de polivalencia hoy mismo!