Lo que debes de saber antes de contratar un sistema de recursos humanos + TOP 5 mejores

Un sistema de recursos humanos puede ser la solución que necesitas en el complejo entorno empresarial de hoy.

¿Estás experimentando dificultades para mantener un registro preciso de las horas trabajadas, las vacaciones y las evaluaciones de desempeño de tus empleados? Si gestionar estos aspectos se están convirtiendo en una carga cada vez más pesada, tienes que saber que no estás solo en esta lucha.

La solución puede estar en la tecnología moderna. Un sistema de recursos humanos ofrece la promesa de transformar la complejidad de la gestión de personal en un proceso fluido y automatizado. 

Pero, ¿realmente te conviene invertir en esta tecnología? En este artículo, exploraremos los principales tipos de sistemas de recursos humanos y cómo elegir al correcto.

¿Qué es un sistema de recursos humanos?

Un sistema de recursos humanos, es un software o conjunto de sistemas que facilita la gestión de las funciones y procedimientos de recursos humanos de una organización a través de la tecnología de la información.

Los objetivos del sistema recursos humanos no son reemplazar al departamento, sino todo lo contrario. Está diseñada para aumentar la productividad laboral y quitarle una gran carga de trabajo rutinario al departamento de RRHH. 

Tipos de sistemas de Recursos Humanos

Ahora bien, los sistemas de recursos humanos se dividen en varios tipos con distintos enfoques y correspondientes características.

Veamos:

1. Sistema de Gestión del Capital Humano (HCM)

Este sistema abarca prácticas, políticas y software para manejar al personal desde la contratación hasta la jubilación. Los HCM son integrales y cubren todo el ciclo de vida del empleado.

Características de un sistema de gestión del capital humano

Entre las características principales de este tipo de sistema de recursos humanos se encuentran:

  1. Reclutamiento y Onboarding: Automatiza la publicación de ofertas de empleo y gestiona el proceso de selección y la integración de nuevos empleados.
  2. Gestión de Talento: Facilita la evaluación del rendimiento, el desarrollo de habilidades y la planificación de carreras.
  3. Administración de Nóminas: Automatiza el cálculo y el proceso de nóminas, garantizando precisión y cumplimiento normativo.
  4. Beneficios y Compensaciones: Permite la configuración y gestión de paquetes de beneficios para empleados.
  5. Aprendizaje y Desarrollo: Ofrece plataformas para la capacitación y el desarrollo profesional continuo.
  6. Análisis de Datos: Proporciona herramientas analíticas avanzadas para tomar decisiones estratégicas basadas en datos.
  7. Cumplimiento Legal: Asegura que todas las operaciones de RR. HH. cumplan con las regulaciones locales e internacionales.

2. Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS)

Un HRIS usa una base de datos para soportar procesos cuantitativos como la nómina y la gestión de asistencia. Automatiza tareas como el registro de horarios, facilitando la gestión diaria.

Sistema de Recursos Humanos: características

¿Qué hace concretamente un sistema de información de recursos humanos por mi?

  1. Automatización: Automatiza tareas administrativas como la entrada de datos, gestión de nóminas y administración de beneficios, reduciendo errores y aumentando la eficiencia.
  2. Centralización de Datos: Proporciona una base de datos unificada para acceder a información del personal como historiales laborales y detalles de nómina.
  3. Gestión de Reclutamiento: Maneja todo los tipos de reclutamiento, desde la publicación de vacantes hasta la contratación y seguimiento de candidatos.
  4. Evaluación de Desempeño: Facilita evaluaciones y revisiones regulares para promover el desarrollo profesional.
  5. Capacitación: Gestiona programas de capacitación, asegurando el cumplimiento de requisitos de formación.
  6. Beneficios: Administra beneficios como seguros de salud y planes de jubilación.
  7. Cumplimiento Legal: Asegura que las prácticas de RR. HH. cumplan con las leyes laborales aplicables.
  8. Análisis y Reportes: Ofrece herramientas analíticas para generar informes detallados sobre diversos aspectos de RR. HH.

3. Sistema de Gestión de Recursos Humanos (HRMS)

Este sistema de Recursos Humanos incluye las funcionalidades de un HRIS y añade elementos más complejos de gestión del talento, como desarrollo y planificación sucesoria. Utiliza datos para analizar y mejorar la productividad.

Objetivos de un HRMS

Los objetivos principales de un Sistema de Gestión de Recursos Humanos (HRMS) son:

  • Simplificar y automatizar los procesos de gestión del personal para reducir la carga de trabajo manual y mejorar la eficiencia.
  • Consolidar toda la información del empleado en un único sistema para facilitar el acceso y la gestión de datos.
  • Asegurar que las prácticas de recursos humanos cumplan con las leyes y regulaciones locales e internacionales.
  • Facilitar la adquisición, desarrollo y retención de talento para alinear la gestión de recursos humanos con las estrategias de la empresa.
  • Proporcionar herramientas de análisis y reportes para ayudar en la toma de decisiones basadas en datos.
  • Promover un ambiente de trabajo positivo y productivo mediante la mejora de la experiencia y el compromiso del empleado.
  • Reducir costos operativos mediante la mejora de la eficiencia en los procesos de recursos humanos.

¿Cómo saber cuál sistema de Recursos Humanos necesito? Diferencia entre HRIS, HRMS y HCM 

Las diferencias entre HRIS, HRMS y HCM muchas veces no son fáciles de entender. Para ello hicimos un cuadro: 

CaracterísticaHRIS (Human Resource Information System)HRMS (Human Resource Management System)HCM (Human Capital Management)
EnfoqueGestión de información y datos del empleadoExtensión de HRIS con gestión avanzada del personalGestión estratégica del capital humano
Funcionalidades– Datos personales del empleado– Todas las de HRIS– Todas las de HRMS
– Asistencia y tiempo– Gestión del talento– Planificación de la fuerza laboral
– Beneficios– Aprendizaje y desarrollo– Análisis avanzado y modelado de roles
– Algunas funciones de nómina y reclutamiento– Desempeño de los empleados– Gestión del cambio y liderazgo
ObjetivoAutomatizar procesos básicos y mantener registrosGestionar de manera integral el personalOptimizar el uso del capital humano en estrategias de negocio
Uso PrincipalOperaciones de RRHH básicasOperaciones y estrategias de RRHH más complejasEstrategias de RRHH integradas a los objetivos empresariales globales

¿Cómo elegir correctamente un sistema de Recursos Humanos sin equivocarme? 

Ahora que ya entiendes qué es un sistema de Recursos Humanos y cuáles son sus tipos, seguro te interesará saber cómo puedes elegir uno correctamente. 

Paso 1: Define tus necesidades

Identifica los problemas específicos que necesitas resolver con tu sistema de recursos humanos. Considera aspectos como la gestión de nóminas, el reclutamiento, la gestión del desempeño, y otros. Para ello, puedes preguntarte: 

  • ¿Qué problemas específicos quiero que resuelva el sistema de Recursos Humanos?
  • ¿Qué procesos de RRHH podrían ser más eficientes con el uso de tecnología?
  • ¿Qué expectativas tienen los diferentes usuarios del sistema?

Paso 2: Establece un presupuesto

Calcula cuánto puedes invertir inicialmente y los costos operativos recurrentes. Considera no solo la compra o suscripción, sino también la implementación y el mantenimiento.

Puedes comenzar respondiendo: 

  • ¿Cuál es el retorno de inversión esperado del sistema de Recursos Humanos ?
  • ¿Cómo se comparan los costos iniciales frente a los beneficios a largo plazo?
  • ¿Hay costos ocultos como capacitaciones adicionales o actualizaciones necesarias?

Paso 3: Investigación de mercado

Haz una lista de los sistemas de Recursos Humanos disponibles que cumplan con tus criterios básicos. Compara las características de cada sistema para ver cuál ofrece las soluciones que más se ajustan a tus necesidades.

Paso 4: Evaluación de software

Pide demostraciones de los sistemas preseleccionados para ver cómo funcionan en la práctica. Busca opiniones y reseñas de otros usuarios sobre su experiencia con los sistemas HRMS que estás considerando.

Al elegir definitivamente tu software pregúntate: 

  • ¿Cómo se integran estos sistemas con el software existente en mi empresa?
  • ¿Qué tan fácil es usar el software según las demostraciones?
  • ¿Qué dicen las reseñas sobre la fiabilidad y la usabilidad del software?

Paso 5: Considera la escalabilidad y soporte

La escalabilidad es un aspecto muy valorado en el mundo del software. Asegúrate de que el sistema pueda crecer con tu empresa. Debería ser capaz de adaptarse a un aumento en el número de empleados y a la expansión de las funciones de RRHH.

Tambien, verifica el nivel de soporte técnico ofrecido. Un buen soporte es crucial para resolver problemas rápidamente.

Muchos sistemas de Recursos Humanos ofrecen pruebas gratuitas para evaluar como el sistema se integra con sus operaciones diarias. 

Basado en la información recogida, las demostraciones y el período de prueba, elige el sistema que mejor se adapte a tus necesidades.

Conclusión

La decisión de implementar un sistema de Recursos Humanos en tu empresa debe equilibrar cuidadosamente las ventajas significativas con las desventajas potenciales. 

Este software puede ser una inversión valiosa que impulse la efectividad de tu empresa a largo plazo, siempre y cuando estés preparado para manejar los retos iniciales que su implementación conlleva. 

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