La creación de un organigrama del departamento de compras puede encontrarse con desafíos. Desde la confusión en las asignaciones de tareas hasta ineficiencias en las líneas de autoridad, siempre existen problemas que obstaculizan la eficacia de las operaciones de compra.
Estos inconvenientes no solo complican las operaciones diarias, sino que también afectan el ánimo del equipo y la rentabilidad global de la empresa. En consecuencia se genera un círculo vicioso de desorganización y mal ambiente laboral.
Ante este escenario, es importante reconocer la necesidad de una herramienta que defina y esclarezca roles y jerarquías a lo largo de todo el departamento de compras.
Si te encuentras enfrentando esta situación, un organigrama del departamento de compras te puede ofrecer una perspectiva clara de la estructura organizativa. En otras palabras, te ayudará a coordinar la relación entre los equipos, aumentando la transparencia en todo el proceso de adquisición.
Con esta visión, veamos cómo debe ser un organigrama del departamento de compras.
¿Qué es el organigrama del departamento de compras?
El organigrama del departamento de compras es una representación gráfica que muestra la estructura organizativa de este departamento dentro de una empresa. Su principal función es ilustrar la jerarquía de posiciones y roles, así como las relaciones de autoridad y responsabilidad entre los miembros del equipo de compras.
Este organigrama facilita la comprensión de:
- Cómo se organiza el departamento.
- Quién reporta a quién.
- Cómo se distribuyen las tareas y responsabilidades entre los diferentes niveles y roles.
Ventajas de contar con un organigrama del departamento de compras
¿Pensaste en las ventajas de contar con un organigrama del departamento de compras?
Veamos:
- Ayuda a entender quién es responsable de cada función y cómo fluye la información.
- Facilita la comunicación interna y se asegura que las consultas y los problemas se dirijan a la persona correcta sin demoras innecesarias.
- Ayuda a los responsables a tomar decisiones informadas más rápidamente. Esto se debe a que saben exactamente con quién consultar y quién necesita estar involucrado en cada proceso.
- Es más fácil identificar dónde se necesitan recursos adicionales o dónde pueden optimizarse los existentes para mejorar la eficiencia y la efectividad.
- Para los recién llegados, el organigrama es una herramienta que les ayuda a comprender rápidamente cómo se organiza el departamento y cómo encajan en el esquema general.
- En proyectos que involucran a múltiples equipos dentro del departamento, un organigrama del departamento de compras puede ayudar a identificar rápidamente a los líderes de proyecto y a los miembros del equipo clave.
Roles del departamento de compras
Identifiquemos primero los roles y principales funciones de las áreas de departamento de compras, para luego poder volcarlos en nuestro organigrama.
Una estructura del departamento de compras generalmente tiene los siguientes roles:
Director de compras
El director de compras tiene como función principal la supervisión de todas las operaciones de compras.
A la par, se encarga también de la toma decisiones estratégicas para garantizar la adquisición eficiente y efectiva de bienes y servicios. Para ello negocia contratos importantes y se comunica directamente con el CEO o Director Ejecutivo sobre las actividades de compras.
Gerente o jefe de compras
El gerente o jefe de compras se encarga de la organización del área de compras. Con esto en mente, se encarga de:
- Gestionar y coordinar el proceso de compras.
- Identifica necesidades de adquisición.
- Trabaja en colaboración con otros departamentos para cumplir sus requerimientos.
- Definir políticas de compras.
- Asegurar la reducción de costos y el cumplimiento de los estándares de calidad.
En el organigrama del departamento de compras tiene una función muy importante, ya que se encarga de liderar y supervisar al equipo de compras.
Ingeniero de compras
El ingeniero de compras ayuda a:
- Evaluar proveedores.
- Asegurar el cumplimiento de los estándares de calidad.
- Apoyar en el desarrollo de proveedores.
Este rol en el organigrama del departamento de compras también sirve como el principal contacto con el departamento de calidad para resolver cualquier problema con los materiales o servicios adquiridos.
Especialista en abastecimiento
El especialista en abastecimiento busca y negocia con proveedores para encontrar productos, diseños o servicios que ofrezcan mejoras en costos o condiciones.
Considera factores como ubicación, costos logísticos y riesgo del proveedor.
Supervisor de compras
El supervisor de compras es el encargado de supervisar el trabajo del equipo de compradores, asegurar la efectividad de las operaciones de compra, reportar al gerente de compras sobre riesgos y actualizaciones necesarias.
Comprador de materiales directos
El comprador de materiales directos adquiere materias primas y componentes necesarios para la organización en el departamento de compras. Para ello colabora estrechamente con departamentos como producción, planeación y calidad.
Expeditador (Expeditor)
El expeditor realiza seguimiento a los pedidos para asegurar su entrega en tiempo y forma, reporta problemas o retrasos y proporciona retroalimentación a proveedores sobre la puntualidad.
En el organigrama del departamento de compras su función es vital, ya que se encarga de mantener la comunicación fluida entre los proveedores y los distintos departamentos internos de la empresa.
Comprador de materiales indirectos
El comprador de materiales indirectos se encarga de adquirir materiales y servicios no directamente relacionados con la producción. Tales como suministros de oficina y servicios de mantenimiento.
En el organigrama del departamento de compras su misión es garantizar el flujo continuo de los recursos necesarios para el funcionamiento eficiente de todas las operaciones no productivas de la empresa.
Comprador de bienes y equipos
El comprador de bienes y equipos adquiere bienes y equipos necesarios para el funcionamiento de la empresa. Para esta tarea debe colaborar con departamentos como producción y finanzas.
Estos roles trabajan en conjunto para asegurar que la organización del área de compras opere de manera eficiente, cumpliendo con los objetivos de costos, calidad y tiempo de entrega.
Conclusión
La creación del organigrama del departamento de compras actúa como una herramienta para afrontar los retos del sector. Un organigrama del departamento de ventas bien definido sirve como un mapa para los nuevos empleados y facilita las decisiones relacionadas con el personal.
Dedicar tiempo y esfuerzo en elaborar un organigrama claro evidencia un compromiso con la transparencia organizativa.
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