¿Te sientes sobrepasado por la gran cantidad de tareas pendientes? ¿Saltas de una actividad a otra perdiendo la concentración? ¿Te focalizas en lo urgente y pospones lo importante? ¡Necesitas hacer time blocking!
No te preocupes, aunque no conozcas este término, ya lo practicabas en tu infancia. ¿Te acuerdas de los horarios del colegio con las horas divididas por asignaturas?
Esto es lo que plantea esta técnica de gestión del tiempo: organizar tu agenda por bloques de tiempo para aumentar tu productividad.
¿Qué es el time blocking?
El time blocking es una técnica de gestión del tiempo que te permite planificar cada momento de tu día. Con esta técnica, puedes dividir la semana laboral en pequeños bloques de tiempo para poder revisar los emails, trabajar en proyectos, tomar un descanso o incluso hacer ejercicio.
Como la mayoría de las estrategias de gestión del tiempo, el time blocking es una forma de recuperar tu día y de poder comprender mejor dónde inviertes realmente tu tiempo.
Según el Índice de la anatomía del trabajo, el 71 % de los trabajadores del conocimiento sufrieron agotamiento al menos una vez en 2020. Además, el 32 % de esas personas citaron la incapacidad de cortar con el trabajo y desconectarse como el factor principal que contribuye al agotamiento.
Al programar bloques de trabajo, no solo te aseguras de trabajar en tus tareas importantes, sino también de reservar tiempo para el descanso y el cuidado personal.
Diferencia del time blocking con el time boxing
El time blocking se diferencia del time boxing en cómo se organiza el tiempo.
Mientras que el time blocking consiste en dividir tu día en bloques de tiempo y asignar tareas específicas a cada bloque, el time boxing establece límites de tiempo fijos para completar cada tarea individual.
El time blocking te brinda más flexibilidad al permitirte asignar diferentes duraciones a cada bloque de tiempo según la complejidad de la tarea. Por otro lado, el time boxing es útil cuando necesitas ajustarte a plazos estrictos y te ayuda a evitar la tendencia a extender una tarea más de lo necesario.
Diferencia del time blocking con la agrupación de tareas
La agrupación de tareas es otra técnica común en la gestión del tiempo, pero se diferencia del time blocking en su enfoque.
Mientras que el time blocking organiza el tiempo en bloques específicos para diferentes actividades, la agrupación de tareas se centra en realizar tareas similares o relacionadas en un solo período de tiempo.
Este método va más allá al permitirte asignar bloques de tiempo específicos para diferentes tipos de tareas. Incluso aquellas que no son necesariamente similares, pero que son importantes y requieren atención.
Diferencia del time blocking con el seguimiento del tiempo
El seguimiento del tiempo se refiere al proceso de controlar el tiempo que dedicas a los proyectos, generalmente con fines de facturación. Esta es más una función comercial que una estrategia de gestión del tiempo.
Es muy usado en equipos y organizaciones, como agencias creativas, estudios de abogados y equipos con trabajadores independientes o contratados. Ya que estos facturan sus servicios en función de las horas trabajadas.
Beneficios del time blocking
Aplicar de forma correcta la técnica de time blocking aporta los siguientes beneficios:
Evita la procrastinación
¿Sabías que casi cuatro de cada diez mexicanos posterga sus trabajos pendientes de forma habitual?
Hay quien nunca está totalmente satisfecho con el resultado y lo prorroga de manera constante para perfeccionarlo. Otros se confían en que tendrán tiempo suficiente y al final debe posponer la entrega. También los hay quienes prefiere atender tareas sencillas y de fácil ejecución y retrasa sin fecha otros proyectos importantes.
Sin embargo, lo que se esconde tras estos argumentos es, en realidad, una tendencia hacia la procrastinación que puede superarse con una adecuada planificación de la agenda.
Facilita la concentración
Las personas deben invertir una media de 25 minutos para recuperar la atención plena en una actividad. Es decir, cada vez que interrumpes un trabajo para hacer cualquier otra cosa, no estarás de nuevo concentrado al 100% hasta casi media hora después.
Unas interrupciones que, según la American Psychological Association, conllevan una pérdida del 40% del tiempo productivo. Sin embargo, con el time blocking, al estar enfocado en una actividad en cada momento, se minimiza la pérdida de tiempo que supone pasar de una tarea a otra.
Genera un registro temporal
Peter Drucker decía que “lo que no se mide, no se puede mejorar”. Gracias al time blocking, puedes llevar a cabo un seguimiento del tiempo.
De esta manera, sabrás cuánto necesitas dedicar a cada tarea, optimizarás tu planificación y mejorarás de forma paulatina tu eficiencia. Incluso hay aplicaciones especialmente diseñadas para determinar el tiempo que dedicas a cada actividad, como HourStack, Rescue Time o Toggl.
Contribuye a la conciliación
De acuerdo con la Ley de Parkinson, las personas emplean todo el tiempo del que disponen para acabar una tarea.
Por ejemplo, si tienes que entregar un trabajo el viernes, lo elaborarás hasta el mismo viernes, pero, si la fecha fuera tres días antes, también serías capaz de entregarlo con la misma calidad.
Por eso, organizar la agenda por bloques te permite ir cerrando capítulos pendientes, sin apurar los plazos, lo que te liberará mucho tiempo para tu vida personal.
Dispara la satisfacción personal
No hay nada más frustrante que ver cómo tu lista de asuntos pendientes no para de crecer sin que tus esfuerzos supongan un impacto real. Con el time blocking, notarás los avances y, por tanto, te sentirás más satisfecho y motivado.
Aumenta la productividad
Esta técnica te ayuda, por un lado, a concentrarte en tareas importantes durante ciertas horas al día y, por otro, a agrupar pequeñas acciones de índole similar en un periodo de tiempo para ser más eficiente. La consecuencia es una mejora notable de tu productividad.
Mejor descanso
Al establecer bloques de tiempo para tus actividades personales, como el descanso y el tiempo libre, podrás equilibrar tu vida laboral y personal de manera más efectiva. Esto te permitirá recargar energías y tener un mejor descanso, lo que a su vez contribuirá a un mayor rendimiento en el trabajo.
¿Quiénes deberían implementar el time blocking?
El time blocking puede ser beneficioso para cualquier persona que busque mejorar su gestión del tiempo y aumentar su productividad.
Aquí hay algunos ejemplos de personas que pueden encontrar particularmente útil implementar el time blocking:
- Emprendedores y profesionales autónomos: Aquellos que tienen la responsabilidad de gestionar su propio tiempo y prioridades pueden beneficiarse enormemente del time blocking. Al planificar sus días con anticipación, pueden asegurarse de asignar suficiente tiempo a tareas importantes y evitar la procrastinación.
- Profesionales con cargas de trabajo intensas: Los que tienen una gran cantidad de tareas y responsabilidades pueden sentirse abrumados si no organizan su tiempo de manera efectiva. El time blocking les permite dividir su trabajo en bloques manejables y enfocarse en una tarea a la vez, lo que facilita la concentración y mejora la productividad.
- Estudiantes y académicos: El time blocking puede ser útil para los estudiantes y académicos que necesitan equilibrar múltiples tareas, como estudiar, asistir a clases, completar proyectos y escribir trabajos académicos. Al asignar bloques de tiempo específicos para cada actividad, pueden optimizar su tiempo de estudio y asegurarse de cumplir con los plazos.
¿Cómo funciona el time blocking?
Ahora que hemos visto los beneficios del time blocking y quiénes pueden implementarlo, es importante entender cómo funciona esta técnica de gestión del tiempo.
El time blocking consiste en dividir tu día en bloques de tiempo y asignar cada bloque a una tarea o actividad específica. Aquí hay algunos pasos clave para implementar el time blocking:
1 | Define las tareas que tienes que realizar durante el día
Antes de comenzar a bloquear tu tiempo, es importante tener claridad sobre las tareas y actividades que debes realizar. Haz una lista de las tareas pendientes y priorízalas en función de su importancia y urgencia.
Establece bloques de tiempo: una vez que tengas claridad sobre tus tareas, define bloques de tiempo en tu agenda para cada actividad. Puedes optar por bloques de tiempo fijos, como bloques de una hora o dos horas, o utilizar bloques flexibles en función de la duración y complejidad de cada tarea.
2 | Asigna tareas a cada bloque de tiempo
Asigna las tareas correspondientes a cada bloque de tiempo según su importancia y urgencia. Asegúrate de asignar suficiente tiempo para cada tarea y evita la tentación de sobrecargar un bloque con demasiadas tareas.
3 | Mantén el enfoque en cada bloque de tiempo:
Una vez que comiences un bloque de tiempo, concéntrate completamente en la tarea asignada. Evita distracciones e interrupciones tanto como sea posible.
Utiliza técnicas de gestión del tiempo, como la técnica Pomodoro, para maximizar tu enfoque y productividad.
4 | Ajusta y revisa según sea necesario
El time blocking no tiene que ser rígido. A medida que avances, es posible que surjan cambios o imprevistos. Ajusta tu planificación y reasigna tareas según sea necesario.
La flexibilidad es importante para adaptarse a situaciones cambiantes.
5 | Evalúa y mejora
Al final del día o de la semana, evalúa cómo te ha funcionado el time blocking. Reflexiona sobre tu productividad, eficiencia y nivel de cumplimiento de tareas. Identifica áreas de mejora y ajusta tu enfoque en consecuencia.
Recuerda que cada persona es diferente, y puede llevar tiempo encontrar la forma óptima de implementar el time blocking que se adapte a tus necesidades y estilo de trabajo. Experimenta y ajusta según sea necesario hasta encontrar la metodología que funcione mejor para ti.
Conclusión
El time blocking es una poderosa técnica de gestión del tiempo que te permite organizar tu día en bloques de tiempo dedicados a tareas específicas. Al planificar y asignar tiempo de manera consciente, puedes mejorar tu productividad, evitar la procrastinación y lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Si te sientes abrumado por la cantidad de tareas pendientes y buscas una forma efectiva de administrar tu tiempo, el time blocking puede ser una estrategia valiosa para ti. ¡Comienza a aplicarlo y domina tu tiempo!