Ante la creciente complejidad y diversificación de los procesos empresariales, el outsourcing de nómina se está consolidando como una estrategia crucial en el manejo del capital humano. ¿Pero qué es exactamente el outsourcing de nómina?
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¿Qué es el outsourcing de nómina?
El outsourcing, o externalización de servicios, es una práctica empresarial que implica delegar determinadas funciones a empresas externas especializadas.
Cuando se trata de nómina, este proceso implica la subcontratación de la administración y gestión de las nóminas a un tercero especializado. De esta forma, se libera al departamento de recursos humanos (RRHH) de estas tareas.
En otras palabras, en lugar de manejar la nómina internamente, tu departamento de RRHH contratará un servicio de outsourcing de nómina para que una empresa externa se encargue de este proceso.
¿Pero qué es la nómina? La nómina, por otro lado, es un documento que registra el salario de los empleados, incluyendo sus contribuciones al seguro social, deducciones fiscales, y otros detalles relevantes. Dado que la administración de nóminas requiere un cuidado y precisión meticulosos, puede ser una tarea administrativa ardua y complicada, particularmente para las empresas de gran tamaño o con una fuerza laboral diversa.
El outsourcing de nómina, entonces, combina estas dos conceptos: es un servicio administrativo externalizado que se encarga de la gestión de nómina, permitiendo a las empresas centrarse en su core business, es decir, en sus actividades principales.
Mejores empresas de Outsourcing de Nómina en Colombia
Navegar en el complejo mundo de los recursos humanos puede resultar una tarea desalentadora. Es aquí donde el outsourcing de nómina surge como una solución oportuna y efectiva.
Dentro del entorno de los servicios especializados de nómina, dos nombres destacan en el mercado colombiano: Adecco y Manpower Group. Ambas empresas son referentes en la externalización de nómina, gracias a su impecable trayectoria y a sus innovadoras soluciones de gestión de capital humano.
1 | Adecco: Líder de outsourcing de Nómina en Colombia
Adecco, reconocida por su servicio de outsourcing de nómina, cuenta con un equipo de profesionales especializados. Siempre apoyados en un software de nómina de última generación que garantiza la eficacia en el cálculo y administración de la nómina, independientemente del tamaño de tu empresa.
Esta empresa también ofrece la posibilidad de liberarte de las responsabilidades operativas en la administración de nóminas. Así, podrás destinar los esfuerzos de tu área de recursos humanos a estrategias que contribuyan al crecimiento de tu negocio.
Además, esta empresa externa proporciona servicios como la entrega y procesamiento de novedades, gestión para pago de seguridad social, entre otros, que se actualizarán automáticamente.
2 | Manpower Group
Por otro lado, Manpower Group, una marca especializada en talento humano, se presenta como un aliado inmejorable para las organizaciones que buscan optimizar sus procesos de nómina. Sus consultores de nivel senior trabajan para reducir tiempos y costos asociados a la preparación de la nómina y a los procesos administrativos.
Con el servicio de outsourcing de nómina de Manpower, tu empresa tendrá un control total de la nómina gracias a sus plataformas y portales, donde se registran en tiempo real movimientos, certificados, pagos, y otros aspectos clave en la administración de nóminas.
Mejores empresas de outsourcing de México
Anteriormente, en el modelo más común de outsourcing de nóminas en México, la empresa contratada para gestionar los recursos humanos asumía la responsabilidad patronal ante las autoridades. Esto significaba que la empresa externa era considerada la dueña de la nómina a ojos de la ley y debía cumplir con todas las obligaciones fiscales correspondientes.
Sin embargo, algunos abusos en este sistema por parte de algunas empresas llevaron a la implementación de regulaciones más estrictas. A partir de 2021, se prohibió la subcontratación en la que los patrones se desligaban de sus obligaciones legales, lo que benefició a más de 4.5 millones de trabajadores en todo el país.
Uno de los problemas inherentes a este modelo anterior de outsourcing de nóminas era el impacto en el pago de utilidades. Debido a que oficialmente los empleados prestaban sus servicios a la empresa contratada como outsourcing, no recibían la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) correspondiente a la declaración fiscal de la empresa donde realmente trabajaban.
En respuesta a estas problemáticas, se implementó una reforma al artículo 12 de la Ley Federal del Trabajo, que entró en vigor el primero de septiembre de 2021. Esta reforma prohíbe la subcontratación en la que los patrones se deslindan de sus obligaciones legales, excepto en casos de servicios especializados.
Para operar legalmente bajo este esquema de subcontratación, las empresas deben incorporarse al Registro de Prestadoras de Servicios Especializados (REPSE).
1 | Nomitek
Nomitek se destaca como una empresa líder en el mercado de nóminas en México. Su enfoque se centra en brindar un servicio Premium de outsourcing de nómina que optimiza los tiempos de las empresas y garantiza cero errores en los cálculos y pagos a los colaboradores.
Las ventajas de contar con el servicio Premium de outsourcing de nómina de Nomitek son numerosas. Además de la optimización de tiempos y la eliminación de errores, Nomitek ofrece un soporte técnico de analistas y consultores especializados en nóminas, asegurando el cumplimiento de todas las obligaciones fiscales y laborales.
Su software de nómina, Sistema ONCE, se adapta a las necesidades específicas de cada empresa, brindando una solución flexible y adaptada a su capital humano.
2 | Endalia
Por otro lado, Endalia es otra empresa destacada en el ámbito del outsourcing de nómina en México. Su enfoque se basa en gestionar el proceso de nómina de principio a fin, apoyándose en su propia tecnología y en un equipo de profesionales especializados en el área jurídico laboral. Con los servicios de Endalia, las empresas pueden disminuir su carga administrativa y mejorar el control de costes.
Endalia implementa su software de nómina, Endalia HR, en modalidad «Saas», lo que permite una gestión integral y eficiente de los flujos de información y las tareas de administración de personal.
Además, Endalia ofrece asesoría especializada para aclarar dudas y mantener a los clientes informados sobre los cambios y requisitos legales que puedan surgir. Su enfoque en la seguridad de la información y la garantía de calidad en los procesos de cálculo y comunicación con las autoridades públicas son aspectos destacados de su servicio.
Outsourcing de Nómina: Ventajas y Desventajas
La eficiencia en la administración del capital humano es vital para el buen funcionamiento y competitividad de toda organización. En este sentido, cada vez más departamentos de RRHH están considerando la opción de externalizar su administración de nóminas a través del outsourcing.
Pero, ¿cuáles son los beneficios y riesgos que esta decisión implica?
Ventajas del Outsourcing de Nómina
- Sin preocupaciones: Cuando contratas un servicio de outsourcing de nómina, puedes despreocuparte de los complejos y minuciosos detalles de la gestión de nóminas. El tiempo y los recursos que antes destinabas a estas tareas, ahora podrás enfocarlos en otras áreas clave de tu negocio.
- Minimizar gastos: A primera vista, puede parecer que contratar un servicio externo de administración de nóminas implica un gasto adicional. Sin embargo, al reducir la carga administrativa interna, disminuyen los costos operativos de la empresa.
- Automatización y Actualización: Con el outsourcing de nómina, se incorpora un software de nómina de última tecnología que se actualizará automáticamente.
- Expertos a tu disposición: Al contratar un servicio de outsourcing de nómina, contarás con un equipo de profesionales especializados dedicados exclusivamente a la gestión de tus nóminas.
Desventajas del Outsourcing de Nómina
- Control de Gastos: Pese a las ventajas financieras que mencionamos, es importante tener en cuenta que algunos servicios de outsourcing de nómina pueden tener costos ocultos.
- Datos sensibles: Al contratar una empresa externa para la gestión de nóminas, es necesario compartir información sensible y confidencial de tus empleados. Aunque normalmente estas empresas tienen altos estándares de seguridad, siempre existe un riesgo de fuga de información.
¿Cómo crear un Outsourcing de Nómina?
Crear un outsourcing de nómina implica un proceso estratégico que requiere una evaluación cuidadosa de las necesidades de tu organización, la selección del proveedor correcto y la implementación eficaz del servicio.
Aquí te presento una guía paso a paso para ayudarte a navegar por este proceso:
1 | Identificación de necesidades
El primer paso es identificar las necesidades específicas de la gestión de nómina en tu organización. Esto implica una revisión completa de tus actuales procesos de nómina, su eficacia y las áreas de mejora potenciales.
El objetivo es definir lo que esperas lograr a través de la externalización de nóminas, ya sea una mayor eficiencia, reducción de costos, cumplimiento normativo o una combinación de estos.
2 | Selección del proveedor
La elección del proveedor de servicios de outsourcing de nómina adecuado es crucial. Busca empresas con una sólida reputación en el mercado, experiencia relevante y clientes satisfechos en tu industria.
Asegúrate de que el proveedor tenga un software de nómina robusto, seguro y actualizado, que se actualice automáticamente para adaptarse a las cambiantes leyes fiscales y laborales.
3 | Definición del nivel de servicio
Determina qué tipo de servicios de nómina quieres externalizar.
Algunas empresas prefieren un servicio completo que incluye todo, desde la gestión del tiempo y asistencia hasta el procesamiento de la nómina y la presentación de impuestos. Otras pueden necesitar solo una parte de estos servicios.
4 | Negociación del contrato
Una vez seleccionado el proveedor, es necesario negociar y firmar un contrato que detalle los servicios que se van a proporcionar, las tarifas, las responsabilidades de ambas partes, los términos de rescisión y otros aspectos importantes.
Es aconsejable que un abogado revise este contrato para garantizar que protege los intereses de tu empresa.
5 | Implementación
Finalmente, el proveedor y tu empresa deberán trabajar juntos para implementar el servicio de outsourcing de nómina.
Esto incluirá la migración de datos de nómina a la nueva plataforma, la configuración del software de nómina, la formación del personal en la utilización del nuevo sistema y la ejecución de pruebas.
6 | Seguimiento y revisión
Una vez implementado el servicio de outsourcing de nómina, será esencial realizar un seguimiento constante y verificar regularmente el desempeño del proveedor.
Esto asegurará que sigan cumpliendo con tus expectativas y necesidades, y te permitirá identificar y resolver rápidamente cualquier problema que pueda surgir.
Conclusión
Recuerda que la decisión de externalizar la nómina no debe tomarse a la ligera. Requiere un compromiso a largo plazo y una estrecha colaboración con el proveedor de servicios.
Sin embargo, con la debida diligencia y el enfoque correcto, el outsourcing de nómina puede proporcionar beneficios significativos para tu organización, permitiéndote centrarte más en tus competencias centrales y menos en las tareas administrativas.