¿Conoces lo que son los software de control de viáticos gratis? ¿Alguna vez te has sentido abrumado por la cantidad de recibos y facturas que tienes que seguir para controlar los gastos de viaje de tu equipo? Si es así, no estás solo. La gestión de los gastos de viaje puede ser un verdadero desafío para muchas empresas.
El seguimiento manual de los gastos de viaje puede ser tedioso y propenso a errores. La falta de visibilidad y control sobre los gastos puede llevar a desviaciones en el presupuesto y dificultar la generación de informes precisos para análisis financiero.
Afortunadamente, existen opciones de software para control de viáticos gratis que pueden ayudarte a simplificar y mejorar la gestión de los gastos de viaje de tu empresa.
En esta nota, exploraremos algunas de las mejores opciones de software control de viáticos gratis disponibles en el mercado, para que puedas tomar el control total de tus gastos de viaje sin gastar un centavo.
¿Qué es un software control de viáticos gratis?
Un software para control de viáticos gratis es una herramienta diseñada para ayudar a las empresas a gestionar y controlar los gastos de viaje de sus empleados de manera eficiente.
Estos programas generalmente incluyen funcionalidades como:
- Gestión de presupuestos.
- Solicitud y aprobación de viáticos.
- Seguimiento de gastos durante los viajes.
- Generación de informes detallados.
- Integración con sistemas de contabilidad.
¿Qué buscar en un software control de viáticos gratis?
Al buscar un software control de viaticos gratis, considera lo siguiente para asegurar una buena gestión:
- Elige un software que permita configurar y aplicar de manera sencilla las políticas de viaje de tu empresa.
- Es crucial seleccionar un software de control de viaticos gratis que ofrezca acceso inmediato a información actualizada sobre los gastos de viaje. Esto incluye herramientas de generación de informes de trabajo robustas para analizar y gestionar eficazmente dichos datos.
- Opta por un software control de viaticos gratis que ofrezca una interfaz intuitiva y fácil de navegar. Esto debería simplificar el proceso de reserva de viajes, idealmente con opciones de reservas automáticas para agilizar las gestiones.
- Busca un proveedor que garantice un soporte técnico y atención al cliente constantes. Esto es vital para resolver rápidamente cualquier incidencia.
- Asegúrate de que el software para control de viaticos gratis proporcione acceso a una extensa selección de opciones de reserva de viajes. Es importante que ofrezca la flexibilidad necesaria para adaptarse a las variadas necesidades de tu empresa.
- Elige uno que facilite una gestión eficaz de las facturas relacionadas con los viajes. Esto incluye la capacidad de consolidar varias facturas en un único lugar, para una mayor conveniencia y organización.
5 signos que indican que necesitas un software control de viáticos
Tienes dificultad en el seguimiento de los gastos de viaje
Si te resulta complicado mantener un registro detallado de los gastos de viaje de tus empleados, un software control de viáticos gratis puede simplificar este proceso al automatizar la captura y organización de estos gastos.
Notas retrasos en la aprobación y reembolso de viáticos
Si el proceso de solicitud y reembolso de viáticos se retrasa y es propenso a errores, un software de control de viáticos gratis puede agilizarlo al permitir solicitudes en línea.
Además, con notificaciones automáticas a los responsables y generación de informes precisos, se facilita un reembolso rápido.
Existen desviaciones en el presupuesto de viaje
Si constantemente excedes el presupuesto asignado para los viajes de negocios debido a gastos no planificados o falta de control sobre los costos. Un software puede ayudarte a establecer límites de gastos, controlar las desviaciones y tomar medidas correctivas cuando sea necesario.
Percibes falta de visibilidad y transparencia
Si careces de visibilidad sobre los gastos de viaje de tus empleados y no puedes identificar fácilmente quién está gastando qué cantidad de dinero en qué conceptos. Con esta herramienta puedes tener una visión clara y transparente de los gastos de viaje en tiempo real.
Encuentras complejidad en la generación de informes y análisis
Si te resulta complicado generar informes detallados sobre los gastos de viaje para análisis financiero, auditorías internas o reportes de gastos, un software de control de viáticos puede simplificar este proceso al ofrecer herramientas de generación de informes personalizados y análisis de datos automatizados.
Si te sientes identificado con más de 3 de estos signos, es posible que te sirva adquirir un software de control de viáticos.
3 empresas que ofrecen un software control de viáticos gratis
EDICOM Portal de Viáticos
- Alojamiento: En la nube
- Sistema operativo: Todos
- Precio: A consultar.
- Idioma: Inglés, Español, Portugués, Italiano y Francés.
- Países: México
- Desarrollador: Edicom
El Portal de Viáticos de EDICOM es una solución web diseñada para agilizar y automatizar el registro y gestión de los viáticos o notas de gasto de los empleados de una empresa.
Esta herramienta permite a los empleados cargar de forma intuitiva y sencilla sus notas de gastos y documentos relacionados (como tickets y facturas en formatos XML, PDF, JPG, entre otros) a través de un portal accesible desde cualquier navegador.
Estos documentos son sujetos a validaciones fiscales instantáneas para asegurar su conformidad con las regulaciones aplicables.
Entre sus funcionalidades incluye:
- Carga de viáticos: Los empleados pueden cargar los datos sobre sus notas de gastos a través de un sencillo formulario, junto con cualquier tipo de archivo de ticket o factura (XML, PDF, JPG, etc). El documento XML es validado fiscalmente y, en caso de no ser correcto, se notifica al usuario.
- Aprobación personalizada: Los viáticos de aceptación directa son aprobados de inmediato. Aquellos que requieren un análisis particular, como por razones de importe, deben superar el flujo de aprobaciones definido en cada caso.
- Integración automática: Los datos de los viáticos aprobados se adaptan a las estructuras e interfaces de los sistemas de gestión de la empresa, transmitiéndose al momento para su integración en las aplicaciones de contabilidad.
¿Qué esperar de este software para control de viáticos?
- Que todos los empleados sigan los mismos procedimientos al reportar sus viáticos, promoviendo la uniformidad y la eficiencia en toda la organización.
- Integración de datos esenciales para la emisión de documentos de Contabilidad Electrónica, acelerando los procesos fiscales y cumpliendo con las obligaciones legales.
- Sistemas de validación avanzados que verifican la conformidad de cada registro, minimizando los errores y garantizando la precisión de la información.
- Evalúacion de cada viático en tiempo real para confirmar que cumple con los requisitos técnicos, fiscales y procedimentales, asegurando que solo los gastos válidos procedan al flujo de aprobaciones.
Gastosdeviaje.mx
- Alojamiento: En la nube
- Sistema operativo: Todos
- Precio: A consultar. Demo gratuita
- Idioma: Español.
- Países: México
Gastosdeviaje.mx es un software control de viaticos gratis especializado en el control de viáticos empresariales, desarrollado para optimizar la gestión de gastos de viaje en las empresas. Aunque su enfoque principal está en México, también cuenta con clientes en otros países de habla hispana.
Este software se ofrece en modalidad online, lo que permite un acceso fácil y seguro desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
Entre sus principales módulos se encuentran:
- Validación de CFDI: Permite validar todos los CFDI ante el SAT, incluyendo anexos 20, EFOS, errores, alteraciones y duplicidades.
- Buzón Inteligente: Extrae la información directamente del XML para evitar la captura manual de datos.
- Políticas Configurables: Permite configurar las políticas de gasto de la empresa y notificar al autorizador si algún gasto está fuera de política.
- Cálculo de Deducciones: Ofrece una sugerencia de deducibilidad de acuerdo a lo señalado en la LISR.
- Flujos de Autorización: Permite definir las personas facultadas para revisar, aprobar o rechazar reembolsos y anticipos.
- Integración con ERPs: Compatible con TOTVS, SAP y otros sistemas contables.
Este software mantiene una política de asesoramiento totalmente personalizado en cuanto a costos. Por lo que si deseas saber cuánto te costaría esta solución, en tu caso particular, debes comunicarte con su área de ventas. Allí puedes solicitar su demostración gratuita para poner a prueba el software en tu empresa.
¿Qué esperar de este software?
Al utilizar este software para control de viaticos gratis puedes esperar:
- Cumplimiento de Políticas de Gasto, que se cumplan las políticas de gastos de tu empresa mediante configuraciones personalizables y notificaciones automáticas a los autorizadores cuando un gasto está fuera de política.
- Reducción de la Captura Manual, Gracias a su Buzón Inteligente, el software extrae la información directamente de los XML de los CFDI, eliminando la necesidad de captura manual de datos y reduciendo el margen de error.
- Validación Automática de CFDI ante el SAT de manera automática, incluyendo la revisión de anexo 20, EFOS, errores, duplicidades y alteraciones.
- Sugerencias de Deducibilidad, recomendaciones sobre la deducibilidad de los gastos de viaje basadas en la legislación fiscal vigente (LISR), ayudando a evitar deducciones indebidas y problemas contables.
- Flujos de Autorización Eficientes,Permite definir y simplificar los flujos de autorización para la revisión, aprobación o rechazo de reembolsos y anticipos, asignando un autorizador específico por colaborador o grupo de colaboradores.
- Integración con ERPs, Es compatible con sistemas contables y ERPs como TOTVS y SAP.
Edivolt
- Alojamiento: En la nube
- Sistema operativo: Todos
- Precio: A consultar. Demo gratuita
- Idioma: Disponible en varios idiomas
- Países: Internacionalmente
- Desarrollador: Edivolt
Edivolt es una solución en la nube desarrollada para administrar eficientemente los gastos de viaje y reembolso de viáticos de empresas de cualquier tamaño. Es desarrollado por Edivolt Control de Viáticos, una empresa con una vasta experiencia en el mercado, consolidada por años de servicio.
Edivolt se ofrece en modalidad en la nube, lo que permite un acceso rápido y seguro desde cualquier ubicación. Cuenta con una aplicación móvil para una mayor comodidad y accesibilidad.
Entre sus funciones se encuentra:
- Solicitudes: Centraliza las solicitudes de viáticos y viajes, con notificaciones por correo electrónico.
- Autorización: Configura flujos de aprobación de acuerdo a las políticas internas de la empresa.
- Validación: Automatiza la validación de comprobantes de gastos ante el SAT.
- Reportes Automáticos: Genera reportes automáticamente, eliminando el papeleo y la captura manual.
- Control de Efectivo: Acelera la aprobación de reembolsos de gastos.
- Análisis: Permite extraer reportes y gráficas para un análisis más detallado.
- Integración: Se puede vincular con el ERP de la empresa para automatizar la captura de información contable.
Conclusión
La implementación de un software para control de viaticos gratis es apenas el primer paso hacia la optimización de los procesos financieros y administrativos de una empresa.
La adopción de software control de viaticos gratis ofrecen una base sólida para el control y manejo eficiente de los gastos corporativos, pero es solo el comienzo de un camino hacia la digitalización y automatización de los procesos empresariales.
Anímate a investigar y adoptar otras soluciones tecnológicas que te permitan seguir mejorando la gestión financiera, el cumplimiento fiscal, y la eficiencia operativa de tu empresa.