La confección de las nóminas constituye un componente esencial en la operatividad de tu empresa y en la relación con tus empleados. Habitualmente, este proceso se llevaba a cabo de manera manual. Pero conllevaba una tarea ardua y laboriosa que demandaba una considerable inversión de tiempo y recursos. Así surgieron los software de nómina.
Es por eso que en este artículo vamos a informarte sobre qué es un software de nómina, las distintas fases, funcionalidades y los mejores programas para llevar a cabo este proceso. ¡Seguí leyendo!
¿Qué es un software de nómina?
Un software de nóminas es un tipo de sistema de recursos humanos fundamental para la gestión de la remuneración del personal en una empresa. Estos programas automatizan todo el proceso de manejo de la nómina. Desde la recopilación de datos hasta la emisión de los pagos correspondientes, facilitando el cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales de la compañía.
Importancia de contar con un software de nómina
La gestión manual de la nómina puede resultar tediosa y propensa a errores, especialmente a medida que una empresa crece en tamaño y complejidad.
Un software de nómina permite optimizar este proceso al reestructurar y automatizar las tareas relacionadas con el pago de los empleados.
Algunas ventajas del software de nómina
- Eficiencia y ahorro de tiempo: Al automatizar tareas repetitivas, como el ingreso de datos y el cálculo de salarios, el software de nómina libera tiempo para que el equipo de Recursos Humanos se enfoque en actividades más estratégicas.
- Precisión y cumplimiento: La automatización reduce la probabilidad de errores en los cálculos salariales y garantiza el cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales, lo que ayuda a evitar sanciones y problemas legales.
- Bienestar y satisfacción del empleado: Los pagos precisos y oportunos contribuyen al bienestar psicológico de los empleados y fortalecen la confianza en la empresa como marca empleadora confiable.
Funcionalidades principales de un software de nómina
Ya sabemos que un software de nómina es vital para gestionar los pagos a los empleados. Pero, ¿qué debo buscar en un programa de este tipo?
Principalmente:
- Almacenamiento y gestión de datos de la plantilla.
- Cálculo y emisión de nóminas.
- Gestión de impuestos, percepciones y deducciones.
- Notificaciones de fechas clave, como programación de vacaciones o fechas límite de pago.
- Envío de transferencias bancarias.
- Gestión de finiquitos y otros pagos asociados.
- Acceso remoto para facilitar la gestión desde cualquier ubicación con conexión a internet.
Fases del proceso de gestión de nómina con el software
Fase inicial o de entrada
En esta etapa, se introducen los datos pertinentes en el programa de nóminas. Estos datos pueden provenir de diversas fuentes, como registros de plantilla de horario, portales de autoservicio de los empleados o sistemas de Recursos Humanos.
Es crucial para asegurar la exactitud de la información y evitar errores en el cálculo de los salarios.
Fase de procesamiento
Aquí es donde el software realiza los cálculos salariales teniendo en cuenta variables como periodos trabajados, horas extras, impuestos y otras deducciones específicas.
Esta fase es crítica para garantizar que cada empleado reciba la compensación adecuada de acuerdo con su actividad laboral y los parámetros establecidos por la empresa y las regulaciones gubernamentales.
Fase final de la gestión de la nómina
Una vez completados los cálculos, el programa genera los documentos necesarios, como recibos de nómina, y procede a emitir las órdenes de pago correspondientes.
Esta fase asegura que los empleados reciban sus salarios de manera oportuna y precisa, fortaleciendo la confianza y la satisfacción laboral.
Los 5 mejores programas de nómina
1 | a3innuva Nómina
a3innuva se destaca como un software de nóminas y seguros sociales alojado en la nube, diseñado para ser accesible, simple y práctico. Más que un mero sistema de nóminas, ofrece una plataforma integral de gestión de empleados que puede ser utilizada desde cualquier dispositivo con acceso a internet. También incluye aplicaciones móviles tanto para Android como para iOS.
La confianza en la solución de gestión de nóminas de Wolters Kluwer se justifica por diversas razones.
- Su interfaz de usuario amigable facilita la adaptación y el aprendizaje rápidos.
- Su diseño intuitivo permite una navegación fluida y eficiente.
- La herramienta se mantiene actualizada automáticamente, incorporando cambios normativos relevantes.
Los beneficios de a3innuva van más allá de la gestión de nóminas, ofreciendo herramientas que simplifican otros procesos laborales, como:
- La contratación.
- La comunicación de altas y bajas.
- La solicitud de vacaciones y permisos, todo a través de un portal del empleado fácil de usar.
Su escalabilidad lo convierte en una opción versátil, con soluciones adaptadas tanto para pequeñas empresas como para grandes corporaciones.
2 | Nominaplus
Nominaplus, desarrollado por Sage, es un software de nóminas y gestión laboral especialmente diseñado para pequeñas y medianas empresas. Con una larga trayectoria en el mercado y una comunidad de usuarios respaldando su eficacia, Nominaplus ofrece un enfoque sencillo y confiable para la gestión de recursos humanos.
Este software permite el control completo de los procesos de altas y bajas de empleados. Así como el cálculo y la presentación telemática de las liquidaciones, gracias a su integración con el sistema Cret@.
Aunque se instala localmente, Sage ofrece una alternativa en la nube, Sage 200 Laboral, que destaca por su intuitividad y diseño limpio.
Entre las ventajas de Sage 200 Laboral se encuentra:
- La capacidad de descargar información de convenios colectivos vigentes.
- Presentación de liquidaciones a través de SILTRA, facilitando las relaciones con la administración pública.
- Incluye herramientas adicionales como el portal del empleado y un sistema de control horario.
3 | Nominasol
Nominasol, de Software delSol, es una solución de gestión de nóminas que ofrece tanto una versión gratuita con limitaciones como una versión de pago más avanzada en modalidad Cloud.
Con este software, las empresas pueden gestionar de manera integral la nómina, los contratos, las altas y bajas de empleados. Así como los seguros sociales, y generar los ficheros requeridos para trámites legales.
Una de las características destacadas de Nominasol es su actualización automática de las tablas oficiales de la seguridad social, lo que garantiza la precisión en los cálculos de cotizaciones. Aunque su interfaz puede parecer compleja al principio, una vez familiarizado, permite una emisión rápida de documentos e informes.
La versión local de Nominasol es gratuita, lo que facilita su evaluación, y los planes de suscripción anual ofrecen diferentes niveles de servicio según las necesidades de la empresa.
4 | MsNomina
MsNomina es un software de nóminas que destaca por su integración de firma digital a través del módulo efirmago. Esto permite la firma y almacenamiento seguro de documentos generados por la empresa y los empleados.
Este programa, instalado localmente, ofrece funciones avanzadas de:
- Control de asistencia.
- Gestión de contratos.
- Presentación telemática de retenciones e ingresos ante la agencia tributaria.
Una de las ventajas de MsNomina es su capacidad multipuesto y multiejercicio, que permite su uso en diferentes equipos y períodos de tiempo. Además, es especialmente útil su conexión con el SEPE para el envío de modificaciones contractuales.
5 | Payfit
Payfit es un programa de nóminas en línea que combina herramientas de gestión de equipos, recursos humanos y control horario en una solución integrada y fácil de usar. Además de las funciones básicas de gestión de nóminas, Payfit ofrece asesoramiento personalizado a través de expertos en materia laboral. Estos se encuentran disponibles para responder consultas a través de chat o teléfono móvil.
Entre las funciones destacadas de Payfit se incluyen:
- La gestión de nóminas basadas en convenios colectivos.
- Presentación de modelos fiscales.
- Comunicaciones de altas y bajas.
- Portal del empleado para solicitudes de vacaciones y permisos.
- Firma digital de documentos.
- Generación de informes personalizados exportables a Excel.
Conclusión
Para resumir, la gestión de nóminas es un aspecto crítico en cualquier empresa, y contar con el software adecuado puede marcar la diferencia en términos de eficiencia y cumplimiento. Los software de nóminas ofrecen una variedad de soluciones, cada una de las herramientas nombradas tiene sus propias ventajas, desde la facilidad de uso y la automatización de procesos hasta la integración con otros sistemas y la capacidad de personalización.
En un mercado donde la competitividad es clave, la elección del software de nómina más adecuado para las necesidades específicas de tu empresa puede marcar la diferencia en su éxito y crecimiento.
¿Buscas apoyo en otras tareas de Recursos Humanos? Revisa las siguientes herramientas: