¿Necesitas un software onboarding? Descubrelo con esta guía + TOP 5 mejores programas

¿No sabes si necesitas un software onboarding? Sigue leyendo esta nota porque encontraras un test rápido para descubrir si es esta es la herramienta que necesitas para mejorar tus procesos de integración.

No estás solo en esta. A veces puede ser difícil ver los beneficios claros de una inversión así, especialmente si estás manejando un montón de otras prioridades en tu negocio.

 Pero, imagina por un momento que cada nuevo empleado que contratas empieza su jornada sintiéndose un poco perdido y desmotivado porque el proceso de incorporación es un poco… desorganizado. No es la bienvenida que tenías en mente, ¿verdad?

El dilema de no saber si contratar un software onboarding es más común de lo que piensas, y la verdad es que puede costarte talento valioso y, a la larga, afectar el rendimiento de tu empresa. La falta de un proceso estructurado puede dejar a tus nuevos empleados sintiéndose menos que entusiasmados por su nuevo rol, y eso no es bueno para nadie.

Así que, si te sientes un poco perdido con toda esta situación, aquí tengo algo para ti: una guía amigable sobre los siete signos claros que te indicarán si es hora de darle una cálida bienvenida a un software onboarding en tu empresa.

¿Qué es un software onboarding? 

Un software de onboarding se refiere a herramientas diseñadas para facilitar y mejorar el proceso de incorporación de nuevos empleados a una empresa. El término «onboarding» significa literalmente «a bordo» y en el contexto empresarial, se utiliza para describir el proceso de ayudar a los nuevos empleados a integrarse efectivamente en la organización. 

Este tipo de software ayuda a automatizar y organizar las tareas necesarias para recibir a un nuevo empleado, desde la firma de documentos hasta la capacitación y la integración social y cultural dentro de la empresa.

Las empresas que utilizan software de onboarding para automatizar la integración reportan una mejora del 60% en la eficiencia de tiempo de sus equipos de RH.

¿Qué hace por mí un software onboarding? 

  • Facilitar la recopilación y firma de documentos necesarios, como contratos de trabajo y formularios de beneficios, de manera digital.
  • Proveer recursos y programas de capacitación que los empleados pueden seguir a su propio ritmo para aprender sobre su nuevo rol y las políticas de la empresa.
  • Permitir a los gerentes asignar y seguir tareas específicas que los empleados necesitan completar durante sus primeros días y semanas.
  • Fomentar la integración con el equipo y la cultura de la empresa a través de la presentación de compañeros de trabajo, mentores y otros recursos interactivos.
  • Ofrecer mecanismos para que los nuevos empleados reciban retroalimentación sobre su progreso y proporcionen sus propias impresiones sobre el proceso de onboarding.

Ventajas y desventajas que podemos tener al adquirir un software onboarding

Veamos un cuadro comparativo con las ventajas y desventajas de contratar un software onboarding:

VentajasDesventajas
Facilita una incorporación agradable y eficiente, aumentando la satisfacción y el compromiso del empleado desde el inicio.Puede involucrar una inversión inicial significativa en términos de licencias de software y capacitación del personal para su uso.
Los empleados que tienen un buen proceso de onboarding tienden a quedarse más tiempo en la empresa.Requiere tiempo para que los usuarios se familiaricen con el software, lo que puede ralentizar inicialmente algunos procesos.
Automatiza tareas administrativas, liberando a los recursos humanos y gerentes para enfocarse en tareas más estratégicas.Puede requerir formación adicional para los empleados sobre cómo utilizar el software de manera efectiva.
Asegura que todos los empleados reciban la misma información y entrenamiento, garantizando un estándar uniforme.Se necesita actualizaciones regulares
Permite un seguimiento fácil del progreso de los nuevos empleados y la gestión de su información de forma centralizada.
Ayuda a asegurar que todos los documentos legales y de cumplimiento se gestionen adecuadamente.
Facilita la gestión de datos del empleado integrándose con otros sistemas de recursos humanos.

7 signos que indican que podrías necesitar un software onboarding en tu negocio

Si estás considerando la posibilidad de implementar un software onboarding pero no estás seguro de si es necesario, aquí te muestro siete signos que pueden indicarte que tu empresa podría beneficiarse de esta herramienta:

  1. Si observas que los nuevos empleados suelen dejar la empresa poco después de haberse incorporado, esto podría ser un indicativo de un proceso de onboarding deficiente. Un software de onboarding puede ayudar a mejorar la retención ofreciendo una mejor experiencia inicial.
  2. Si cada departamento o incluso cada gerente maneja el onboarding de manera diferente, puede llevar a experiencias inconsistentes y posiblemente ineficaces.
  3. Si tu departamento de recursos humanos está constantemente abrumado con la gestión de documentos, asignación de tareas y seguimiento del progreso de los nuevos empleados, un software onboarding puede automatizar muchas de estas tareas y liberar esos recursos.
  4. Si recibes comentarios negativos sobre el proceso de incorporación, como falta de claridad sobre las expectativas del rol, poca interacción con colegas o entrenamiento insuficiente, es una señal clara de que necesitas mejorar este proceso.
  5. Si te enfrentas a desafíos para mantener y gestionar la documentación requerida para nuevos empleados, como contratos y formularios de cumplimiento, el software de onboarding puede ayudar a asegurar que todo se maneje correctamente y a tiempo.
  6. Si tu empresa está en una fase de crecimiento rápido y está contratando a muchos nuevos empleados regularmente, mantener un proceso de onboarding eficiente y escalable puede ser un desafío. .
  7. Si los nuevos empleados tienen dificultades para integrarse en la cultura de la empresa, un software de onboarding puede proporcionar herramientas para facilitar este aspecto, como presentaciones virtuales de equipos, recursos culturales y canales de comunicación.

Si asientes en 3 o más de estos signos, puede que tu empresa necesite un software onboarding. 

Una empresa que contrato un software onboarding
Empresas que implementan software de onboarding digital reportan que los nuevos empleados son plenamente productivos. En porcentajes, un 34% más rápido que aquellos que siguen métodos tradicionales segun IBM.

5 de los mejores software onboarding que se pueden encontrar en el mercado | 2024

TestGorila

  • Alojamiento: Basada en la Nube
  • Sistema operativo: Es compatible con la mayoría de los sistemas operativos, incluidos Windows, macOS, Linux, iOS y Android.
  • Precio: Varia segun la contratación
  • Países: Global
  • Demo gratis: Si

TestGorilla es una plataforma de evaluación de candidatos y selección de personal diseñada para ayudar a las empresas a tomar decisiones de contratación más informadas y eficientes. Ofrece una variedad de herramientas para crear evaluaciones personalizadas, comunicarse con los candidatos, analizar los resultados de las pruebas y más.

La plataforma también ofrece características como la prevención de engaños en las pruebas y la integración con sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) populares.

Algunos módulos que ofrece TestGorilla

  • Creación de evaluaciones personalizada
  • El seguimiento de candidatos
  • Visualización de resultados de pruebas
  • Prevención de engaños en las pruebas

Para obtener información más detallada sobre precios, disponibilidad en países específicos y características adicionales, te recomendaría visitar el sitio web oficial de TestGorilla.

Factorial HR

  • Alojamiento: Basado en la Nube
  • Sistema operativo:Es compatible con la mayoría de los sistemas operativos, incluidos Windows, macOS, Linux, iOS y Android. 
  • Precio: Varia segun el plan
  • Países: España, Brasil, Mexico y Estados Unidos. 
  • Demo gratis: Si

Factorial es un software de recursos humanos (RRHH) diseñado para ayudar a las empresas a gestionar diversas áreas relacionadas con el personal de manera eficiente y centralizada. Ofrece una amplia gama de herramientas y características para simplificar procesos como el control de asistencia, la gestión de vacaciones, la evaluación del desempeño, la gestión documental y más.

Factorial está disponible en múltiples países, con menciones específicas de usuarios en España, Brasil, México y Estados Unidos. Es probable que también esté disponible en otros países, aunque se recomienda verificar la disponibilidad específica en su sitio web o contactando con su equipo de ventas.

Los módulos incluidos en Factorial son:

  • Control horario y turnos
  • Gestión de vacaciones
  • ATS y Evaluación del desempeño
  • Gestión documental y firma electrónica
  • Portal del empleado
  • Workflows automáticos y flujos de trabajo

Zoho Recruit

  • Alojamiento: Basado en la nube
  • Sistema operativo: Es compatible con la mayoría de los sistemas operativos, incluidos Windows, macOS, Linux, iOS y Android.
  • Precio: Varía según el plan 
  • Países: Globalmente
  • Demo gratis: Si

Zoho Recruit es un software onboarding en la nube que ofrece a los equipos de RR. HH. y a las agencias de reclutamiento las herramientas digitales necesarias para cubrir las funciones de manera rápida y eficiente. 

Tiene una prueba gratis y no requiere software local ni almacenamiento de datos. Recruit lo ayuda a gestionar todo el flujo de talentos, desde obtener candidatos hasta prepararlos para la incorporación, en una sola aplicación. Está disponible para navegadores web en cualquier dispositivo compatible con Internet o como una aplicación móvil para Android e iOS.

Algunos de los módulos y características de Zoho Recruit incluyen:

  • Técnicas de selección
  • Portal de referencia de empleados
  • Portal para proveedores
  • Gestión de currículums
  • Asistencia con AI
  • Análisis de currículums
  • Evaluación y valoración
  • Experiencia de los candidatos
  • Gestión del proceso de selección
  • Automatización del reclutamiento

MaxWell Health

  • Alojamiento: Basada en la Nube.
  • Sistema operativo: Es compatible con la mayoría de los sistemas operativos, incluidos Windows, macOS, Linux, iOS y Android. 
  • Precio: Varía según el plan 
  • Países: Verificar disponibilidad en tu país
  • Demo gratis: Si

Maxwell Health es una plataforma de administración de recursos humanos y beneficios que ofrece soluciones integrales para simplificar y mejorar la gestión de beneficios.

La plataforma está diseñada para ayudar a las empresas a gestionar todos los aspectos relacionados con los beneficios de los empleados de manera eficiente y efectiva.

Algunos de los módulos y características de este software onboarding incluyen:

  • Administración simplificada durante todo el año
  • Tecnología con un toque humano
  • Educador sobre gastos de bolsillo
  • Configuración de idioma español
  • Nómina de sueldos
  • COBRA (Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act)
  • Gestión de recursos humanos
  • Administración de beneficios e inscripción en línea
  • Integraciones
  • Mercado
  • Aplicación móvil
  • Informes personalizados
  • Administración sin papel y firma electrónica
  • Gestión del cumplimiento
  • Beneficios complejos

Talmundo

  • Alojamiento: Basada en la Nube.
  • Sistema operativo: Es compatible con la mayoría de los sistemas operativos, incluidos Windows, macOS, Linux, iOS y Android. 
  • Precio: Varía según el plan 
  • Países: Verificar disponibilidad en tu país
  • Demo gratis: Si

Talmundo es un software onboarding diseñada para simplificar y modernizar el proceso de integración, con un enfoque centrado en la experiencia del empleado. Su intuitiva interfaz y su enfoque visual hacen que sea fácil de usar y comprender.

 Está totalmente adaptada a la era actual, siendo compatible al 100% con dispositivos móviles. Esta característica no solo agiliza el proceso de integración, sino que también ayuda a reducir el tiempo necesario para que los nuevos empleados sean productivos. Además, al mejorar la experiencia del empleado desde el principio, Talmundo contribuye a reducir el riesgo de rotación de personal.

Algunos de los módulos y características de talmundo incluyen:

  1. Creación de contenido personalizado
  2. Entrega programada de contenido
  3. Retroalimentación en tiempo real
  4. Conexión con compañeros
  5. Presentaciones de bienvenida
  6. Evaluaciones y pruebas
  7. Gestión de tareas y actividades

Conclusión

En conclusión, determinar si necesitas un software onboarding puede ser una decisión crucial para optimizar el proceso de incorporación de nuevos empleados y mejorar la eficiencia general de tu empresa.

Si has notado cualquiera de los signos que mencionamos, como altas tasas de rotación temprana, inconsistencias en el proceso de onboarding, o simplemente la necesidad de una solución más estructurada y automatizada, podría ser el momento de considerar la implementación de un software onboarding.

Esta herramienta no solo facilitará una transición más suave y efectiva para tus nuevos empleados, sino que también contribuirá a una mayor satisfacción y retención del talento en tu organización.

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