En el ámbito empresarial, el arte de saber delegar responsabilidades es más crucial que nunca. Muchos líderes se enfrentan al problema de sentirse abrumados por cargas de trabajo inmanejables. Esto solo provoca una reducción de la productividad y pone las bases para un ambiente de trabajo estresante.
El gran problema surge cuando, al no delegar tareas eficazmente, se deterioran tanto la calidad del trabajo como la moral del equipo. Pero, ¿qué es delegar funciones y cómo debe un líder delegar funciones para superar estos desafíos?
La solución ahora radica en aprender a delegar. No es algo que se aprenda desde siempre, es una habilidad desarrollada con el tiempo y la experiencia, perfeccionándose a través de la práctica consciente y el entendimiento de las dinámicas de equipo.
Esto significa entender y aplicar diversas estrategias para asignar responsabilidades adecuadamente, asegurándose de que estas se alineen con las habilidades y la motivación del equipo.
A través de ejemplos de delegar y una sólida comprensión de la delegación de tareas, los líderes pueden transformar sus operaciones, promover un ambiente de trabajo más saludable y productivo, y posicionar a sus equipos y a sí mismos para el éxito a largo plazo. ¡Veamos ejemplos de cómo debe un líder delegar funciones!
¿Qué es delegar funciones y por qué es importante?
Delegar funciones se refiere al proceso de asignar responsabilidades o autoridad a otros miembros de un equipo o subordinados en una organización.
Esto implica que una persona con mayor jerarquía transfiere el derecho a tomar decisiones o realizar tareas específicas a otras personas, generalmente aquellas que están en posiciones inferiores o con especialidades más enfocadas.
La importancia de delegar funciones radica en varios aspectos clave:
- Eficiencia en la organización
- Capacitación y desarrollo de empleados
- Mejor gestión del tiempo
- Empoderamiento de empleados
- Identificación de líderes
Consecuencias de no saber delegar
Mucho se habla de las ventajas de saber delegar, pero nos olvidamos de las consecuencias de no hacerlo.
No saber delegar implica sí o sí:
- Sobrecarga de trabajo
- Cuellos de botella
- Desmotivación del equipo
- Falta de desarrollo de habilidades
- Calidad y creatividad reducidas
- Falta de preparación para el futuro
Al respecto, Maxwell habla sobre la «Ley de la Lid», que se refiere a cómo la capacidad de un líder limita el potencial de un equipo u organización. En su perspectiva, no delegar adecuadamente es una de las formas en que los líderes se ponen tapas a sí mismos y a sus equipos, restringiendo el crecimiento y el desarrollo.
¿Cuándo se delega?
Es fácil: No saber delegar está estrechamente relacionado con no saber identificar cuando se delega.
Veamos los signos clave que identificamos para saber delegar:
1. Cuando las tareas exceden la capacidad personal
- Signo: Te encuentras constantemente sobrecargado y trabajando largas horas.
- Momento de Delegar: Antes de que la calidad del trabajo disminuya o el agotamiento se instale.
2. Cuando otras personas están mejor equipadas
- Signo: Miembros del equipo poseen habilidades o conocimientos específicos que superan los tuyos en áreas particulares.
- Momento de Delegar: Cuando la tarea se alinea con las habilidades especiales de los miembros del equipo.
3. Para desarrollar habilidades del equipo
- Signo: El equipo muestra un potencial de crecimiento y está buscando más responsabilidades.
- Momento de Delegar: Cuando la tarea ofrece una oportunidad de desarrollo sin un riesgo inaceptable.
4. Cuando las tareas son rutinarias o menos críticas
- Signo: Tareas que son importantes, pero no requieren tu atención directa constante.
- Momento de Delegar: Cuando necesites liberar tu tiempo para concentrarte en actividades de mayor valor estratégico.
5. Durante periodos de alta demanda
- Signo: Hay picos de trabajo o proyectos con plazos ajustados.
- Momento de Delegar: En los casos en que se deba distribuir la carga de trabajo de manera más equitativa y eficiente.
6. Cuando se planifica la sucesión o el escalado
- Signo: Preparación para expansiones futuras o para asegurar la continuidad en posiciones clave.
- Momento de Delegar: Cuando sea momento de entrenar y preparar a futuros líderes.
Cómo debe un líder delegar funciones: La estrategia y la mente
Para saber delegar, un líder necesita adoptar una estrategia integral que abarque tanto aspectos prácticos como psicológicos. ¿Qué mentalidad adoptar como líder y que cosas debo evitar a toda costa para saber delegar?
- Confianza en tu equipo
- Aceptar la imperfección
- Superar el miedo a perder el control
- Visión de crecimiento mutuo
- Ver la delegación como una oportunidad para el desarrollo
- Reconocer el valor del tiempo
5 pasos para aprender a delegar
Aprende a identificar el momento adecuado y la manera correcta para saber delegar con estos 5 pasos:
PASO 1: Determinar qué delegar y tomar la decisión de hacerlo
Parece una obviedad, pero primero, para saber delegar, necesitas tomar la decisión consciente de hacerlo. Puedes hacerte la pregunta: ¿Qué tareas requieren mi atención directa y cuáles pueden ser manejadas por otros?
A partir de allí, podrás definir el nivel de delegación (proyecto, objetivo, tarea). Para ello, considera todos los factores relevantes y perspectivas involucradas en la tarea.
PASO 2: Elegir al delegado adecuado
Selecciona al «delegado» ya sea de manera participativa o directa. Puedes pedir una segunda opinión, o hacerte la pregunta ¿Quién tiene las habilidades y el interés necesarios para asumir esta tarea?
Si lo crees necesario, identifica a quién capacitar para delegar eficazmente. No te olvides de considerar las habilidades, actitudes, conocimientos y la confianza en el potencial delegado.
PASO 3: Comunicar claramente y establecer un contrato de delegación
- Comunicar el porqué y el para qué de la delegación.
- Establece una comunicación inicial verbal seguida de instrucciones escritas detalladas, especificando objetivos y plazos.
- Acuerda con el subordinado los objetivos y planificar revisiones periódicas.
PASO 4: Supervisar, evaluar y proveer recursos
Ya es momento de darle al delegado los recursos y la autoridad necesarios para realizar el trabajo. Puedes apoyarlo dando fechas específicas para las revisiones y seguimiento del progreso.
Recuerda aplicar evaluaciones sobre los resultados y sobre el proceso para asegurar que se cumplan los objetivos.
PASO 5: Reconocer y mantenerse accesible
Finalmente, has llegado al final del proceso. Has delegado. Y tu subordinado parece haber sorteado la prueba con total soltura. Asi que reconoce el esfuerzo y los resultados obtenidos.
No olvides mantener una actitud de accesibilidad y apoyo para guiar y resolver cualquier duda o problema que pueda surgir.
Conclusión
Incorporando las enseñanzas y recomendaciones de expertos como Marcelo Roffe, Reverte Management y Action Group, este artículo ha buscado proporcionar una guía comprensiva y práctica para saber delegar eficazmente.
Recordemos que delegar no es solo una habilidad, sino una necesidad en el mundo acelerado y complejo de hoy. Aprender a hacerlo bien significa liderar equipos hacia horizontes más amplios y satisfactorios.
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