¿Te has encontrado alguna vez con la preocupación de cómo manejar tus gastos mientras viajas por trabajo? Esta situación no solo es incómoda, sino que plantea dudas sobre la gestión de la compensación y el reembolso. Aquí es donde los viáticos entran en escena como una solución.
¿Pero qué son viáticos y cómo pueden simplificar la vida de empleados y empleadores por igual?
En esta guía, desglosaremos todo lo que necesitas saber sobre los viáticos: desde su definición hasta cómo debes cobrar tus viajes al exterior.
Además, responderemos a las preguntas más frecuentes que surgen alrededor de este tema.
¡Sigue leyendo!
¿Qué es el viático?
El viático es un término utilizado para referirse a la asignación de fondos o reembolsos que una empresa proporciona a sus empleados para cubrir los gastos incurridos durante los viajes de trabajo.
Estos gastos pueden incluir:
- Alojamiento
- Comidas
- Internet y datos
- Transporte
- Otros costos asociados con el desplazamiento fuera de la oficina o del lugar habitual de trabajo.
El objetivo principal de los viáticos es asegurar que los empleados no tengan que utilizar su propio dinero para cubrir gastos relacionados con sus funciones laborales.
¿Cómo se me entregará el dinero de viáticos?
La entrega del dinero de los viáticos a los empleados puede realizarse de varias formas, dependiendo de las políticas internas de la empresa, las necesidades específicas del viaje y las preferencias tanto de la organización como del empleado
Abonos directos a servicios
En determinadas ocasiones, la compañía prefiere encargarse directamente de los gastos relacionados con el hospedaje, el desplazamiento, entre otros. Así se evita que el empleado tenga que realizar pagos de su bolsillo.
Esto se puede llevar a cabo a través de reservas y pagos previos directamente a los proveedores de estos servicios.
- Ejemplo: La empresa reserva y paga por adelantado un hotel y los billetes de avión, asegurándose de que el empleado no tenga que gestionar estos gastos.
Transferencias o depósitos bancarios
Es común que se transfiera o deposite el importe de los viáticos calculados a la cuenta bancaria del empleado antes de que inicie el viaje, lo cual le brinda una mayor autonomía para manejar sus gastos.
- Ejemplo: Antes de un viaje de negocios, la empresa deposita el monto estimado de viáticos en la cuenta bancaria del empleado, quien luego utilizará estos fondos para cubrir sus gastos.
Tarjetas corporativas
La empresa emite una tarjeta de crédito o débito a nombre del empleado, quien la utiliza para cubrir los gastos de viaje.
Este metodopara gestionar los viáticos facilita el seguimiento de los gastos y simplifica el proceso de reporte y reembolso.
Entrega de dinero en efectivo
Cuando no resulta práctico realizar pagos con tarjeta o directamente, como en destinos donde no se aceptan tarjetas de crédito ampliamente, se puede optar por proporcionar un anticipo en efectivo al empleado. Este método exige una meticulosa justificación de los gastos por parte del empleado.
- Ejemplo: Para un viaje a una localidad remota donde el uso de tarjetas no es común, se le entrega al empleado un monto específico en efectivo para cubrir los gastos necesarios.
Reembolso de gastos
Aunque no es un método de entrega de viáticos per se, algunas empresas prefieren reembolsar los gastos después de que el empleado haya realizado el gasto de su bolsillo.
En este caso, el empleado debe presentar comprobantes o recibos de todos los gastos incurridos durante el viaje para ser reembolsado por la empresa.
- Ejemplo: Un empleado paga de su bolsillo los gastos de un viaje y luego presenta los recibos a la empresa para ser reembolsado.
¿Como calcular los viáticos correctamente? 6 pasos
Ahora que ya sabes qué son los viáticos, lo único que resta es aprender a calcularlos correctamente para tu próximo viaje.
Vamos con una guía paso a paso:
1. Identifica los gastos cubiertos
Antes de planificar tu viaje, revisa detalladamente el manual o política de viáticos de tu empresa. Esto puede variar significativamente entre organizaciones e incluso dependiendo del motivo del viaje (negocios, capacitación, etc.).
Generalmente se incluyen alojamiento, alimentación, transporte (tanto para llegar al destino como movilización local), y gastos menores. Algunas organizaciones también cubren gastos de visado, vacunas necesarias para el viaje, y seguro de viaje.
Presta atención a los límites diarios establecidos para cada categoría de gasto y las posibles excepciones o condiciones especiales (por ejemplo, aumentos permitidos en ciudades de alto costo de vida).
2. Define el destino y la duración del viaje
Investiga si tu organización ajusta los viáticos según el costo de vida del destino. Esto es común para ciudades caras como Nueva York o Londres, donde el día a día puede ser significativamente más costoso que en otras partes.
Incluye todos los días efectivos de trabajo y los días de viaje. Algunas organizaciones permiten viáticos adicionales para adaptarse a la zona horaria o descansar antes de compromisos importantes.
3. Busca información sobre los costos de vida del país
Usa aplicaciones de viajes, sitios web especializados en turismo, foros en línea, y consultas a colegas para obtener estimaciones realistas. Sitios como TripAdvisor, Booking, y Airbnb pueden dar una buena idea del costo de alojamiento. Mientras que blogs de viajes y foros pueden ofrecer consejos sobre alimentación y transporte.
Considera posibles costos adicionales como impuestos locales, propinas, y tarifas de servicio, que a menudo se pasan por alto en la planificación inicial.
4. Establece un presupuesto diario
Establece un presupuesto diario para cada categoría de gasto, ajustando según la información recopilada. Es prudente incluir un pequeño margen adicional para imprevistos.
Si es posible, asigna un poco más a las categorías donde esperas mayor variabilidad, como la alimentación, para tener flexibilidad en tus opciones.
5. Calcula multiplicando los gastos diarios por el número de días
Asegúrate de contar correctamente los días de viaje, considerando la hora de salida y llegada de personal para calcular proporcionalmente los viáticos de esos días si es necesario.
Para viajes largos, considera que algunos gastos (como el alojamiento) pueden disminuir si se negocian tarifas para estancias prolongadas.
6. Añade gastos adicionales
No olvides presupuestar para gastos menores pero necesarios, como internet, llamadas internacionales (en caso de que no se prefiera o no se pueda usar soluciones de VoIP), y materiales de oficina.
Es recomendable incluir un pequeño fondo para emergencias o gastos inesperados que puedan surgir durante el viaje.
Consideraciones finales
Guarda todos los recibos y documentación de gastos durante tu viaje. Muchas organizaciones requieren comprobantes para el reembolso o para justificar los gastos.
Después del viaje, realiza una revisión de los gastos reales versus lo presupuestado. Esto puede ayudar a ajustar futuros cálculos de viáticos y mejorar la precisión en la planificación.
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué incluyen los viáticos?
Los viáticos pueden incluir.
- Gastos de transporte (aéreo, terrestre).
- Alojamiento.
- Alimentación.
- Comunicaciones.
- Materiales.
- Servicios de internet.
2. ¿Cómo se calculan los viáticos?
Los viáticos se calculan en base a la política de la empresa, la duración del viaje, el destino, y a veces, el cargo del empleado. Pueden establecerse montos fijos por día o reembolsar gastos reales basados en comprobantes.
3. ¿Los viáticos son considerados como parte del salario?
No forman parte del salario. Según la Ley Federal del Trabajo, los viáticos destinados exclusivamente a cubrir gastos de viaje, alojamiento, y alimentación no se consideran parte del salario. Siempre y cuando estén identificados y justificados.
Esto significa que no se integran al salario para el cálculo de prestaciones como aguinaldo, vacaciones, o indemnizaciones.
4. ¿Qué pasa si no utilizo todo el monto asignado para viáticos?
Dependiendo de la política de la empresa, el monto no utilizado puede requerir ser devuelto o puede ajustarse en futuros viajes. Es importante conservar todos los recibos y comprobantes para una correcta rendición de cuentas.
5. ¿Es necesario justificar todos los gastos realizados con viáticos?
Sí, generalmente es necesario presentar comprobantes o recibos de todos los gastos realizados con el dinero de viáticos para asegurar una correcta rendición de cuentas y transparencia.
6. ¿Puedo usar los viáticos para gastos personales?
Los viáticos están destinados a cubrir gastos relacionados con el trabajo. El uso de estos fondos para gastos personales no está permitido y puede ser motivo de sanciones o ajustes en la rendición de cuentas.
7. ¿Qué sucede si mis gastos superan el monto de viáticos asignado?
Si tus gastos superan el monto asignado, debes informar a tu empleador y presentar los comprobantes correspondientes. La empresa puede reembolsar el excedente o ajustar las políticas de viáticos según el caso.
8. ¿Qué pasa con los gastos en el exterior?
Cuando un trabajador es comisionado para trabajar temporalmente en un lugar distinto al de su contratación, el empleador debe cubrir los gastos de viaje. Y, en algunos casos, aumentar el salario por los inconvenientes que dicho traslado implique.
9. ¿Qué es la política de viáticos?
La política de viáticos es un conjunto de reglas y directrices establecidas por una empresa para gestionar los gastos incurridos por los empleados durante el desempeño de sus funciones fuera de su lugar de trabajo habitual, especialmente en viajes de negocios.
Esta política cubre aspectos como el alojamiento, transporte, comidas, y otros gastos menores, estableciendo límites de gasto, procedimientos de aprobación, y métodos de reembolso.
Conclusión
Ahora que ya entendés que son viáticos, ¿Te quedo alguna duda por responder? Entender el concepto y la gestión adecuada de los viáticos es fundamental para empleados y empleadores que buscan optimizar los gastos durante viajes de negocios
Te invitamos a revisar y actualizar regularmente tus políticas de viáticos, a familiarizarte con las herramientas y recursos disponibles, y a buscar asesoramiento cuando sea necesario.