Si te preguntas si realmente necesitas un sistema de recursos humanos y no estás seguro de dar ese paso, esta nota es para ti.
Como especialistas en recursos humanos con experiencia implementando diferentes herramientas en diversos equipos, entendemos lo abrumador que puede ser dar el primer paso hacia la digitalización del área.
Si te encuentras preguntándote cuál es el software adecuado para tu empresa o no estás seguro de las diferencias entre un HCM, HRIS o HRMS, estamos aquí para ayudarte a entender qué necesita tu equipo y cómo estas soluciones pueden transformar tu gestión.
Cada tipo de sistema de recursos humanos tiene un propósito específico: Este puede ser automatizar tareas operativas hasta gestionar el ciclo de vida completo del empleado. Pero no te preocupes, no tienes que tomar esta decisión solo.
¿Vale la pena invertir en esta tecnología? En este artículo, te contaremos cuáles son los principales tipos de sistemas de recursos humanos, qué ventajas tiene y te ayudaremos a elegir el que mejor se ajuste a tus necesidades.
¿Qué es un sistema de recursos humanos?
Un sistema de recursos humanos, es un software o conjunto de sistemas que facilita la gestión de las funciones y procedimientos de recursos humanos de una organización a través de la tecnología de la información.
Los objetivos del sistema recursos humanos no son reemplazar al departamento, sino todo lo contrario. Está diseñada para aumentar la productividad laboral y quitarle una gran carga de trabajo rutinario al departamento de RRHH.
Un estudio de Sierra-Cedar reveló que casi el 80% de las organizaciones que usan software de recursos humanos logran mayores eficiencias y optimización en la gestión del talento.
Tipos de sistemas de Recursos Humanos
Ahora bien, los sistemas de recursos humanos (HRMS, HRIS y HCM) pueden clasificarse en dos grandes categorías: generalistas y específicos.
Veamos primero los tipos de sistema de recursos humanos generalistas.
1. Sistema de Gestión del Capital Humano (HCM)
Este sistema de recursos humanos abarca prácticas, políticas y software para manejar al personal desde la contratación hasta la jubilación. Los HCM son integrales y cubren todo el ciclo de vida del empleado.
Objetivos de un sistema de gestión del capital humano
Entre las características principales de este tipo de sistema de recursos humanos se encuentran:
- Automatizar la publicación de ofertas de empleo y gestiona el proceso de selección y la integración de nuevos empleados.
- Facilitar la evaluación del rendimiento, el desarrollo de habilidades y la planificación de carreras.
- Automatizar el cálculo y el proceso de nóminas, garantizando precisión y cumplimiento normativo.
- Permitir la configuración y gestión de paquetes de beneficios para empleados.
- Ofrecer plataformas para la capacitación y el desarrollo profesional continuo.
- Proporcionar herramientas analíticas avanzadas para tomar decisiones estratégicas basadas en datos.
- Asegurar que todas las operaciones de RR. HH. cumplan con las regulaciones locales e internacionales.
Workday es un ejemplo de sistema de recursos humanos HCM más reconocidas a nivel mundial.
2. Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS)
Un HRIS usa una base de datos para soportar procesos cuantitativos como la nómina y la gestión de asistencia. Automatiza tareas como el registro de horarios, facilitando la gestión diaria.
¿Qué hace concretamente un sistema de información de recursos humanos por mi?
- Automatiza tareas administrativas como la entrada de datos, gestión de nóminas y administración de beneficios, reduciendo errores y aumentando la eficiencia.
- Proporciona una base de datos unificada para acceder a información del personal como historiales laborales y detalles de nómina.
- Maneja todo los tipos de reclutamiento, desde la publicación de vacantes hasta la contratación y seguimiento de candidatos.
- Facilita evaluaciones y revisiones regulares para promover el desarrollo profesional.
- Gestiona programas de capacitación, asegurando el cumplimiento de requisitos de formación.
- Administra beneficios como seguros de salud y planes de jubilación.
- Asegura que las prácticas de RR. HH. cumplan con las leyes laborales aplicables.
- Ofrece herramientas analíticas para generar informes detallados sobre diversos aspectos de RR. HH.
BambooHR es un ejemplo de sistema de recursos humanos HRIS popular entre pequeñas y medianas empresas.
3. Sistema de Gestión de Recursos Humanos (HRMS)
Este sistema de Recursos Humanos incluye las funcionalidades de un HRIS y añade elementos más complejos de gestión del talento, como desarrollo y planificación sucesoria. Utiliza datos para analizar y mejorar la productividad.
Objetivos de un HRMS
Los objetivos del sistema de recursos humanos (HRMS) son:
- Simplificar y automatizar los procesos de gestión del personal para reducir la carga de trabajo manual y mejorar la eficiencia.
- Consolidar toda la información del empleado en un único sistema para facilitar el acceso y la gestión de datos.
- Asegurar que las prácticas de recursos humanos cumplan con las leyes y regulaciones locales e internacionales.
- Facilitar la adquisición, desarrollo y retención de talento para alinear la gestión de recursos humanos con las estrategias de la empresa.
- Proporcionar herramientas de análisis y reportes para ayudar en la toma de decisiones basadas en datos.
- Promover un ambiente de trabajo positivo y productivo mediante la mejora de la experiencia y el compromiso del empleado.
- Reducir costos operativos mediante la mejora de la eficiencia en los procesos de recursos humanos.
SAP SuccessFactors es un sistema HRMS que ofrece una combinación de funcionalidades avanzadas para gestionar tanto tareas operativas como la gestión del talento.
Sistema de recursos humanos específicos: ¿Cuáles son?
Llamamos sistemas específicos de gestión de recursos humanos a aquellas herramientas diseñadas para abordar una función particular dentro de la gestión del talento humano en una organización.
A diferencia de los sistemas generalistas que vimos antes y abarcan múltiples áreas, los específicos se enfocan en optimizar procesos individuales dentro del departamento de RRHH.
Algunos ejemplos de sistema de recursos humanos específicos son:
Sistemas de evaluación del desempeño
Se enfocan en medir y gestionar el rendimiento de los empleados a través de evaluaciones periódicas y objetivos alineados con la estrategia empresarial.
Sistemas de nómina
Automatizan el cálculo de salarios, deducciones, impuestos y la emisión de pagos, garantizando precisión y cumplimiento normativo.
Sistemas de onboarding
Ayudan a la integración de nuevos empleados a través de la automatización de procesos como la firma de contratos, la asignación de tareas iniciales y la formación básica.
Sistemas de gestión del talento
Se especializan en la atracción, retención y desarrollo de talento, gestionando aspectos como reclutamiento, formación y sucesión.
Sistemas de gestión de beneficios
Facilitan la administración de beneficios como seguros médicos, pensiones, y otros programas de bienestar ofrecidos a los empleados.
¿Cómo elegir correctamente un sistema de Recursos Humanos sin equivocarme?
Ahora que ya entiendes qué es un sistema de Recursos Humanos y cuáles son sus tipos, seguro te interesará saber cómo puedes elegir uno correctamente.
Paso 1: Define tus necesidades
Identifica los problemas específicos que necesitas resolver con tu sistema de recursos humanos. Considera aspectos como la gestión de nóminas, el reclutamiento, la gestión del desempeño, y otros. Para ello, puedes preguntarte:
- ¿Qué problemas específicos quiero que resuelva el sistema de Recursos Humanos?
- ¿Qué procesos de RRHH podrían ser más eficientes con el uso de tecnología?
- ¿Qué expectativas tienen los diferentes usuarios del sistema?
Paso 2: Establece un presupuesto
Calcula cuánto puedes invertir inicialmente y los costos operativos recurrentes. Considera no solo la compra o suscripción, sino también la implementación y el mantenimiento.
Puedes comenzar respondiendo:
- ¿Cuál es el retorno de inversión esperado del sistema de Recursos Humanos ?
- ¿Cómo se comparan los costos iniciales frente a los beneficios a largo plazo?
- ¿Hay costos ocultos como capacitaciones adicionales o actualizaciones necesarias?
Paso 3: Investigación de mercado
Haz una lista de los sistemas de Recursos Humanos disponibles que cumplan con tus criterios básicos. Compara las características de cada sistema para ver cuál ofrece las soluciones que más se ajustan a tus necesidades.
Paso 4: Evaluación de software
Pide demostraciones de los sistemas preseleccionados para ver cómo funcionan en la práctica. Busca opiniones y reseñas de otros usuarios sobre su experiencia con los sistemas HRMS que estás considerando.
Al elegir definitivamente tu software pregúntate:
- ¿Cómo se integran estos sistemas con el software existente en mi empresa?
- ¿Qué tan fácil es usar el software según las demostraciones?
- ¿Qué dicen las reseñas sobre la fiabilidad y la usabilidad del software?
Paso 5: Considera la escalabilidad y soporte
La escalabilidad es un aspecto muy valorado en el mundo del software. Asegúrate de que el sistema pueda crecer con tu empresa. Debería ser capaz de adaptarse a un aumento en el número de empleados y a la expansión de las funciones de RRHH.
También, verifica el nivel de soporte técnico ofrecido. Un buen soporte es crucial para resolver problemas rápidamente.
Muchos sistemas de Recursos Humanos ofrecen pruebas gratuitas para evaluar como el sistema se integra con sus operaciones diarias.
Basado en la información recogida, las demostraciones y el período de prueba, elige el sistema de recursos humanos que mejor se adapte a tus necesidades.
¿Necesito un sistema de recursos humanos? | Autotest para hacer en casa
Si estás gestionando un equipo en crecimiento, o si sientes que las tareas administrativas de recursos humanos están tomando más tiempo del que deberían, entonces es posible que te estés preguntando si necesitas un sistema de recursos humanos.
Aquí te ayudamos a aclarar si es el momento adecuado para dar el salto a la digitalización de tu área de RRHH. ¡Haz este auto test!
1. ¿Tienes dificultades para mantener el control manual de asistencia, nómina y vacaciones?
- Sí: Llevar todo manualmente es agotador y consumes mucho tiempo.
- No: Todavía es manejable, aunque a veces se complica.
2. ¿Cometes errores frecuentes en la nómina o en la gestión de beneficios de los empleados?
- Sí: Es un problema recurrente y está afectando a la satisfacción de mis empleados.
- No: Todo se maneja de forma precisa, aunque requiere mucho esfuerzo.
3. ¿Te resulta difícil realizar un seguimiento del desempeño y desarrollo de tus empleados?
- Sí: No tengo un sistema claro para evaluar el rendimiento o planificar el desarrollo.
- No: Lo hacemos, pero el proceso es manual y consume tiempo.
4. ¿Has notado problemas en la retención de talento?
- Sí: El personal está dejando la empresa y no sé cómo mejorar la retención.
- No: Hasta ahora, el equipo se mantiene estable.
5. ¿Tu equipo de recursos humanos pasa demasiado tiempo en tareas repetitivas?
- Sí: La mayor parte del tiempo se dedica a tareas administrativas y no queda tiempo para proyectos estratégicos.
- No: Aunque hacemos tareas repetitivas, aún podemos manejarlas.
6. ¿Te preocupa el cumplimiento de normativas laborales?
- Sí: A veces es difícil estar al día con las regulaciones y me preocupa cometer errores.
- No: Cumplimos, pero el proceso es complicado y requiere mucha revisión manual.
7. ¿Tienes dificultades para encontrar la información de los empleados de manera rápida y organizada?
- Sí: A menudo pierdo tiempo buscando datos o información en hojas de cálculo o archivos físicos.
- No: La información está bastante organizada.
8. ¿Te resulta complicado hacer seguimiento del estado de los procesos de contratación?
- Sí: Es difícil tener visibilidad sobre en qué fase se encuentran los candidatos.
- No: Actualmente, el proceso está bajo control y puedo seguirlo manualmente.
9. ¿Tienes problemas para generar reportes y análisis sobre el desempeño o la rotación de empleados?
- Sí: Crear reportes es una tarea manual y lleva mucho tiempo.
- No: Aunque lleva algo de tiempo, puedo generar los reportes que necesito.
10. ¿Sientes que la falta de automatización te impide enfocarte en tareas estratégicas?
- Sí: Mi equipo está atrapado en tareas administrativas y no podemos enfocarnos en proyectos de más valor.
- No: A pesar de las tareas manuales, podemos enfocarnos en la estrategia.
Mayoría de “Sí”:
¡Es hora de considerar un sistema de recursos humanos! Automatizar tareas como la nómina, la asistencia y el desarrollo del talento te ahorrará tiempo.
Mayoría de “No”:
Parece que, por ahora, tu equipo puede seguir gestionando sus procesos manualmente. Sin embargo, a medida que tu empresa crezca o si sientes que el proceso comienza a complicarse, no dudes en considerar un sistema de recursos humanos que te ayude a agilizar la operación.
¿No estás seguro? ¡Hablemos! Te invitamos a un chat para ayudarte a decidir si un sistema de recursos humanos es lo que necesitas y cuál sería el más adecuado para ti.
Conclusión
La decisión de implementar un sistema de recursos humanos en tu empresa debe equilibrar cuidadosamente las ventajas con las desventajas potenciales.
Si tienes dudas sobre cuál software es mejor para tu caso, te invitamos a un chat para explorar cuál sería la mejor opción para tu equipo y cómo podemos facilitar este proceso de digitalización.